Документальне підтвердження отримання обладнання покупцем: CMR та ТТН

Короткий виклад:

У даній ситуації, коли перехід права власності та ризиків відбувається на вашому складі в момент підписання видаткової накладної, а постачальник організовував доставку, наявність CMR, оформленої на постачальника, є логічною, оскільки він був замовником перевезення до моменту передачі товару вам. Для вас, як покупця, основним документом, що підтверджує отримання товару, буде видаткова накладна. Однак, для додаткового підтвердження факту доставки товару саме на ваш склад та його оприбуткування, можуть бути використані інші документи та процедури. Щодо необхідності окремої ТТН на ваше ім'я, це питання залежить від умов договору та фактичних обставин перевезення завершального етапу.

Нормативна база:

• Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363; 
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996;
• Цивільний кодекс України (ЦКУ);
• Господарський кодекс України (ГКУ).

Детальний аналіз питання:

1. Роль CMR у даній ситуації

CMR (міжнародна товарно-транспортна накладна) підтверджує договір міжнародного перевезення вантажу. Оскільки постачальник замовляв обладнання за кордоном і організовував його доставку до митного терміналу, а потім, можливо, і до вашого складу, логічно, що він виступає вантажоодержувачем у CMR на проміжних етапах або навіть на всьому шляху до передачі товару вам.

Те, що в CMR одержувачем вказаний постачальник, а адреса доставки - м. Київ без детальної адреси, може бути пов'язано з тим, що кінцевим пунктом доставки за договором з міжнародним перевізником був, наприклад, митний термінал або склад консолідації в Києві, звідки товар вже іншим чином доставлявся на ваш склад. Підпис та печатка постачальника в CMR свідчать про отримання ним вантажу від перевізника, зазначеного в CMR.

Для вас копія такої CMR може слугувати непрямим доказом походження товару та його руху до України, але не прямим підтвердженням отримання товару саме вами від постачальника на ваш склад.

2. Документальне підтвердження отримання товару покупцем

Видаткова накладна: Це первинний документ, що фіксує факт передачі товару від постачальника до покупця та є підставою для оприбуткування товару на ваш склад. Вона повинна містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону №996, включаючи підписи уповноважених осіб обох сторін.

Акт приймання-передачі товару: Якщо товар складний, потребує монтажу або має інші особливості, доцільно скласти детальний акт приймання-передачі, де можуть бути зафіксовані кількість, комплектність, відсутність видимих пошкоджень тощо. Цей документ доповнить видаткову накладну.

Довіреність на отримання ТМЦ: Якщо товар отримує ваш представник, має бути оформлена довіреність на його ім'я.

Внутрішні складські документи: Прибутковий ордер або інший аналогічний документ, що оформлюється на вашому складі при фактичному надходженні товару.

3. Щодо необхідності окремої ТТН на ваше ім'я

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є основним документом на перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні. Вона оформлюється замовником перевезення.

Ситуація 1: Постачальник доставляє товар на ваш склад власним або залученим ним транспортом (останній етап). Якщо постачальник після митного очищення або з іншого проміжного пункту в Києві доставляє товар на ваш склад своїм транспортом або наймає для цього перевізника, то саме постачальник є замовником цього внутрішнього перевезення. У такому випадку ТТН мала б бути виписана постачальником (як вантажовідправником) на перевізника, а ви (покупець) були б зазначені як вантажоодержувач з адресою вашого складу. Один примірник такої ТТН з вашим підписом про отримання вантажу залишається у вас. 

Ситуація 2: CMR покриває доставку до вашого складу. Якщо договір міжнародного перевезення, підтверджений CMR, передбачав доставку "до дверей" вашого складу, і перевізник, вказаний в CMR, доставив товар безпосередньо вам, то CMR може виступати основним транспортним документом, що супроводжував вантаж. У цьому випадку постачальник мав би передати вам примірник CMR або її копію. 

Чи достатньо CMR, де одержувач - постачальник? В даній ситуації, на наш погляд, так.

Практичні рекомендації:

Перевірте умови договору з постачальником: Чи є в договорі конкретні вимоги щодо документального оформлення передачі та доставки товару, зокрема, щодо надання ТТН на ваше ім'я для останнього етапу доставки.

Зверніться до постачальника за роз'ясненнями та документами:

• Запитайте, яким чином була організована доставка від митного терміналу (або іншого пункту в Києві, куди товар прибув за CMR) до вашого складу;
• Якщо доставку здійснював перевізник, найнятий постачальником, попросіть надати вам примірник ТТН, де ви вказані вантажоодержувачем;
• Якщо такої ТТН немає, і це викликає у вас занепокоєння щодо підтвердження транспортних витрат або повноти документування операції, обговоріть це з постачальником.

Забезпечте належне внутрішнє документування:

• Обов'язково мати правильно оформлену видаткову накладну з усіма реквізитами та підписами;
• Складіть Акт приймання-передачі, якщо це потрібно в конкретній ситуації (вище ми про це писали);
• Оформіть прибутковий ордер або інший внутрішній складський документ.

Оцінка ризиків: Відсутність ТТН на ваше ім'я для останнього етапу доставки, якщо він здійснювався залученим транспортом, може викликати питання з боку контролюючих органів щодо реальності господарської операції в частині доставки, хоча основним документом, що підтверджує перехід права власності та оприбуткування, залишається видаткова накладна. 

Висновки:

Наявної CMR, де одержувачем є постачальник, може бути недостатньо для однозначного підтвердження факту доставки товару саме на ваш склад, якщо вона не покриває весь маршрут до вас. Видаткова накладна є ключовим документом, що підтверджує отримання товару.

Для повного документального підтвердження факту перевезення товару безпосередньо на ваш склад (якщо це здійснювалося як окрема транспортна послуга всередині України, замовлена постачальником), бажано мати ТТН, де ви зазначені вантажоодержувачем. Якщо такої ТТН немає, необхідно посилити доказову базу іншими документами: детальний акт приймання-передачі на вашому складі, підписаний обома сторонами, внутрішні складські документи. Копія CMR може слугувати додатковим доказом походження товару.