Як безпечніше складати акти наданих послуг: один в кінці чи кілька протягом строку виконання?

Законодавство України дозволяє сторонам договору самостійно визначати його умови, включаючи порядок та строки приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), за умови, що такі умови не суперечать вимогам чинного законодавства, зокрема, в частині бухгалтерського та податкового обліку.

 
Щодо одного акту наприкінці річного терміну (30.04.2026 року)

Складання одного акту наданих послуг наприкінці річного терміну дії договору може призвести до некоректного відображення витрат у бухгалтерському обліку ТОВ та, як наслідок, до спотворення фінансового результату та об'єкта оподаткування податком на прибуток у розрізі звітних періодів (2025 та 2026 роки).

Відповідно до принципу нарахування, витрати визнаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від часу надходження або сплати грошових коштів. Згідно з пп. 7 НП(С)БО 16, витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.

Дохід, пов'язаний з наданням послуг, визнається, виходячи зі ступеня завершеності операції з надання послуг на дату балансу, якщо результат цієї операції може бути достовірно оцінений (пп. 10 НП(С)БО 15). Якщо послуги полягають у виконанні невизначеної кількості дій (операцій) за визначений період часу, дохід визначається шляхом рівномірного його нарахування за цей період (крім випадків, коли інший метод краще визначає ступінь завершеності) (пп. 12 П(С)БО 15). Аналогічний підхід має застосовуватися і до визнання витрат у замовника послуг.

Якщо рекламні послуги надаються ФОПом рівномірно або поетапно протягом року (з 01.05.2025 по 30.04.2026 р.), то одноразове актування наприкінці всього періоду (30.04.2026 р.) не відображатиме фактичне споживання цих послуг ТОВ у кожному відповідному звітному періоді (зокрема, у 2025 році).

Податок на прибуток

Об'єктом оподаткування податком на прибуток є прибуток, який визначається шляхом коригування фінансового результату до оподаткування, визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до НП(С)БО або МСФЗ, на різниці, передбачені Податковим кодексом України (пп. 134.1.1 ПКУ). Отже, некоректне відображення витрат у бухгалтерському обліку безпосередньо вплине на розрахунок податку на прибуток (можливе завищення об'єкта оподаткування за 2025 рік та заниження за 2026 рік).

Ризики:

Платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів (пп. 44.1 ПКУ). Під час податкової перевірки контролюючі органи можуть поставити під сумнів обґрунтованість віднесення всієї суми витрат за річні послуги до одного періоду (2026 рік), якщо послуги фактично споживалися і в попередньому періоді (2025 рік). Це може призвести до донарахування податкових зобов'язань з податку на прибуток за 2025 рік.

Щодо двох актів (наприкінці 2025 року та у квітні 2026 року)

Варіант із складанням двох актів (або більш частої періодичності) є більш безпечним та методологічно правильним для ТОВ.
 Періодичне складання актів наданих послуг (наприклад, акт за період з 01.05.2025 по 31.12.2025 рр., датований кінцем 2025 року, та фінальний акт за період з 01.01.2026 по 30.04.2026 р., датований 30.04.2026 р.) дозволить ТОВ:

• Відобразити витрати на рекламні послуги у тих звітних періодах, в яких вони були фактично спожиті та пов'язані з діяльністю підприємства, що відповідає принципу нарахування (НП(С)БО 16);
• Більш коректно визначити фінансовий результат до оподаткування та, відповідно, об'єкт оподаткування податком на прибуток за кожен звітний період (2025 та 2026 роки);
• Мати належно оформлені первинні документи, що адекватно підтверджують обсяг та період надання послуг, що знижує ризики виникнення претензій з боку контролюючих органів під час перевірок (пп. 44.1 ПКУ).

Аспект ПДВ

Дата виникнення права на податковий кредит у ТОВ (якщо ФОП є платником ПДВ) визначається за правилом "першої події", однак акти наданих послуг є важливими для підтвердження факту отримання цих послуг.

Якщо ФОП є платником ПДВ, він зобов'язаний скласти податкову накладну на дату виникнення податкових зобов'язань (п. 201.1 ПКУ). Датою виникнення податкових зобов'язань з постачання послуг є дата "першої події": або дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата послуг, що підлягають постачанню, або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку (пп. 187.1 ПКУ).

Якщо першою подією є оплата послуг ФОПу, ТОВ матиме право на податковий кредит на дату такої оплати за умови наявності податкової накладної, зареєстрованої ФОПом в Єдиному реєстрі податкових накладних. Акти наданих послуг у цьому випадку підтверджують факт отримання послуг, за які було сплачено та за якими ТОВ скористалося правом на податковий кредит.

Якщо ФОП не є платником ПДВ, то питання податкового кредиту для ТОВ не виникає. Проте, акти наданих послуг все одно є обов'язковими первинними документами для підтвердження понесених витрат у бухгалтерському та податковому обліку ТОВ.
 
Рекомендації:

Для ТОВ, платника ПДВ та податку на прибуток, більш доцільним та безпечним є варіант, при якому акти наданих рекламних послуг складаються періодично, відображаючи фактичний обсяг наданих послуг за відповідний період (наприклад, щоквартально, раз на півроку, або принаймні двома актами, як зазначено у запиті – наприкінці 2025 року та по завершенню договору у квітні 2026 року). Це забезпечить відповідність ведення обліку принципам П(С)БО та мінімізує податкові ризики. Рекомендується чітко прописати такий порядок та періодичність складання актів у договорі з ФОП.

Висновки:

Один акт наприкінці року (30.04.2026 р.): Некоректне відображення витрат у бухгалтерському обліку ТОВ, що може призвести до спотворення фінансового результату та податку на прибуток за 2025–2026 роки, а також підвищує ризики претензій від податкових органів через невідповідність принципу нарахування;

Два акти (кінець 2025 та квітень 2026 р.): Більш безпечний та правильний варіант, що дозволяє відображати витрати у звітних періодах їх фактичного споживання, відповідає НП(С)БО 16 та знижує податкові ризики; 

Рекомендація: Періодичне складання актів (наприклад, щоквартально або двічі за період) забезпечує відповідність обліку законодавству, коректне визначення податку на прибуток та ПДВ, мінімізуючи ризики при перевірках.