Оформлення актів виконаних робіт з перевезення палива: деталізація маршруту

Щодо первинних документів зазначимо, що згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Далі поговоримо щодо транспортних документів. Отож, згідно з пп. 11.1 Правила №363, основним документом на перевезення вантажів є товарно-транспортна накладна (ТТН). Аналогічне зазначено в Законі «Про автомобільний транспорт».

ТТН є документом, що супроводжує вантаж, і містить детальну інформацію про перевезення, включаючи найменування вантажу, його кількість, пункти завантаження та розвантаження (які фактично визначають маршрут), дані про автомобіль, водія, замовника, перевізника тощо.

Щодо акту виконаних робіт зазначимо, що він є первинним документом, що підтверджує факт надання послуги (виконання роботи) та її вартість. Він є підставою для розрахунків між замовником та виконавцем, а також для відображення операції в бухгалтерському та податковому обліку. Форма акту законодавчо не встановлена (окрім деяких специфічних випадків), але він повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені Законом про бухоблік.

Тепер розглянемо, чи обов'язково в актах прописувати весь маршрут. Прямої вимоги в законодавстві детально розписувати весь маршрут руху (з усіма проміжними точками, якщо вони є) саме в акті виконаних робіт немає. Однак, акт повинен відповідати вимозі Закону про бухоблік щодо змісту та обсягу господарської операції. Для транспортної послуги зміст операції включає інформацію про те, що саме перевозилося, звідки та куди.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є основним документом, що детально описує перевезення, включаючи пункти завантаження та розвантаження. Тому в акті виконаних робіт достатньо чітко ідентифікувати надану послугу та надати посилання на відповідну ТТН, яка містить всю детальну інформацію про маршрут.

Наприклад, формулювання в акті може бути таким: «Послуги з перевезення пального за маршрутом [Пункт завантаження] – [Пункт розвантаження] автомобілем [Марка, держ. номер] згідно з ТТН №[Номер ТТН] від [Дата ТТН]».

Такий підхід дозволяє виконати вимоги Закону про бухоблік щодо змісту операції, оскільки акт разом із зазначеною ТТН дають повне уявлення про надану послугу. Просто вказати «Транспортні послуги згідно ТТН №...» без зазначення хоча б пунктів відправлення/призначення може бути ризиковано, оскільки, на наш погляд, сам по собі акт тоді не повністю розкриває зміст операції без безпосереднього доступу до ТТН.

І на останок зупинимось на можливих податкових наслідках у випадку, якщо не прописаний весь маршрут.

Згідно з пп. 44.1 ПКУ, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. Неналежно оформлені первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів або не дозволяють ідентифікувати господарську операцію, можуть бути визнані податковими органами як такі, що не підтверджують реальність здійснення операції.

Якщо акт виконаних робіт оформлений так, що неможливо чітко зрозуміти суть наданої послуги (наприклад, відсутні посилання на ТТН або сама ТТН відсутня/оформлена з помилками), податкові органи під час перевірки можуть поставити під сумнів:

• Для замовника: Право на віднесення вартості таких послуг до складу витрат та право на податковий кредит з ПДВ (якщо замовник є платником ПДВ);
• Для перевізника: Обґрунтованість відображення доходу від такої операції та пов'язаних з нею витрат (наприклад, на пальне, амортизацію).

Хоча відсутність детального маршруту саме в акті при наявності коректно оформленої ТТН, на яку є посилання в акті, навряд чи сама по собі стане підставою для невизнання операції, це може створити додаткові запитання під час перевірки. Чим чіткіше і детальніше описана послуга в акті (із посиланням на ТТН), тим менше ризиків.

Висновок:

Згідно з вимогами Закону про бухоблік та Правил №363, для підтвердження операції з перевезення вантажу клювими документами є ТТН (деталізує маршрут та вантаж) та Акт виконаних робіт (підтверджує факт надання послуги та її вартість).

В акті виконаних робіт не обов'язково дублювати весь детальний маршрут, якщо є чітке посилання на відповідну ТТН, яка містить цю інформацію. Однак, для уникнення непорозумінь з контролюючими органами, рекомендується в акті вказувати як мінімум пункти завантаження та розвантаження, марку та номер автомобіля, а також номер та дату ТТН, на підставі якої здійснювалось перевезення.

Це забезпечить належну ідентифікацію господарської операції безпосередньо в акті.