Як в Акті наданих послуг відображати дату складання?

Розглянемо, чи є чітка вимога щодо того, в якомі місці в акті наданих послуг вказувати дату складання Акту.

Отже, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як бачимо, Закон чітко встановлює "дату складання" як обов'язковий реквізит первинного документа, яким є Акт наданих послуг. Однак Закон про бухоблік та інші нормативні акти (зокрема, Положення №88) не містять вимог щодо конкретного місця розташування дати складання на документі. Головне – щоб цей реквізит був наявний та чітко ідентифікувався на Акті. На практиці дату складання найчастіше розміщують у верхній частині документа (ліворуч або праворуч біля назви документа), але це не є законодавчо закріпленою вимогою.

Тепер розберемось, чи можна вважати датою складання Акту дати, вказані під підписами відповідальних осіб, які підписали Акт.

Як вже зазначалося вище, ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік вимагає наявності саме реквізиту "дата складання". Дата під підписом відповідальної особи перш за все засвідчує дату підписання документа цією конкретною особою.

Таким чином, якщо в Акті відсутній окремий реквізит "Дата складання", але присутні дати біля підписів відповідальних осіб, ситуація стає менш однозначною.

Якщо дата підписання однакова для всіх підписантів і логічно відповідає періоду завершення надання послуг, можна (з певною мірою ризику прискіпливості з боку контролюючих органів) вважати цю дату датою складання Акту, особливо за відсутності інших доказів чи дат на документі.

Якщо дати під підписами різні (наприклад, сторони підписали Акт у різні дні), виникає невизначеність, яку саме дату вважати датою складання. Це може бути дата першого підпису або дата останнього підпису, що свідчить про остаточне погодження Акту.

Найкращою та найбільш безпечною практикою є зазначення в Акті окремого, чітко визначеного реквізиту "Дата складання", незалежно від дат підписання. Це усуває будь-які потенційні непорозуміння та відповідає духу вимог Закону про бухоблік щодо чіткості первинних документів.

Щодо можливості проставлення дати від руки зазначимо, що пункт 2.6 Положення №88 передбачає, що первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади, або можуть складатись у довільній формі, але з дотриманням вимог щодо обов'язкових реквізитів.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі (пп. 1.2 Положення №88).

Записи в первинних документах, створених у паперовій формі, робляться чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок (п. 2.9 Положення №88). Пункти 4.2 і 4.3 цього ж Положення регламентує порядок виправлення помилок, але непрямо регулює внесення відсутніх реквізитів.

На підставі наведеного можемо зробити висновок:

Так, дату складання Акту можна проставити від руки, якщо вона з якихось причин не була внесена при друку документа. Чинне законодавство не містить прямої заборони на внесення окремих реквізитів первинного документа (включаючи дату) від руки, за умови, що це зроблено чітко, розбірливо, засобом, що забезпечує збереження запису (наприклад, кульковою ручкою), і не має ознак несанкціонованого виправлення.

Важливо, щоб внесення дати від руки не викликало сумнівів у її достовірності та моменті внесення. В ідеалі, це має бути зроблено до або під час підписання Акту сторонами. Якщо дата вноситься вже після підписання однією зі сторін, бажано, щоб інша сторона була про це поінформована або щоб цей факт був засвідчений (наприклад, додатковими ініціалами біля внесеної дати).