Акт наданих послуг з оренди: якою дати скласти, якщо останній день місяця - вихідний?

На даний момент законодавчо така ситуація не врегульована й роз’яснень від Мінфіну немає. Тож розглянемо можливі варіанти складання акту виконаних робіт, підкріпивши їх нормативним підгрунттям.

На практиці діють такі три варіанти оформлення актів наданих послуг із оренди:

1) на перший робочий день наступного місяця (із зазначенням в тексті акта, що орендні послуги надані за попередній повний місяць);

2) на останній календарний день місяця (у тому числі неробочий);

3) на останній робочий день місяця.

Перший варіант став можливим через те, що на даний момент у Законі про бухоблік відсутня вимога щодо складання первинних документів безпосередньо при здійсненні госпоперації або одразу після її завершення. Зникло й визначення з Положення №88 про те, що первинні документи фіксують та підтверджують госпоперації, тепер первинні документи лише містять відомості про таку госпоперацію.

Із таким актом у бухобліку (як орендаря, так й орендодавця), згідно з п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, така госпоперація в обліку повинна бути відображена  в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вона була здійснена, не залежно від дати складання акта виконаних робіт. Для цього застосовується такий документ як бухгалтерська довідка.

Однак у даному методі є один суттєвий недолік – нарахування зобов’язань з ПДВ. Так,  відповідно до пп. 187.1 ПКУ, з метою оподаткування ПДВ, датою надання послуг є дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку і саме на цю дату (якщо не було передоплати) виникають податкові зобов’язанні  та складається податкова накладна.  Про це й говорять податківці у ІПК від 15.03.2019 р. №1068/6/99-99-15-03-02-15/ІПК.

Тому, якщо орендодавець – платник ПДВ, то такий варіант складання акту не підходить. Адже тоді можуть виникнути запитання з боку органу ДПС щодо дати виникнення ПЗ з ПДВ при оренді. Якщо ж орендодавець – неплатник ПДВ, то цей варіант прийнятний.

Що стосується другого варіанту - складання акта у вихідні, святкові та неробочі дні, то  ані Закон про бухоблік, ані Положення №88 цього не забороняють. Більше того, навіть КЗпП дозволяє у виключних випадках застосовувати працю працівників у такі дні (див. ст. 71, 73 КЗпП). Але зловживати таким дозволом не слід – випадок має бути дійсно винятковим, коли вихід працівника на роботу є вимушеним та/або виконання ним трудових обов’язків іншим чином організувати неможна.  А складання таких актів та їх підписання означає виконання відповідальними за це особами трудових обов’язків. І праця у вихідні, святкові та неробочі дні має компенсуватися. 

Отже, складання акта у останній день місяця (навіть, якщо він вихідний) порушенням не буде й технічно орендар має можливості для цього. Втім, на нашу думку, виводити працівників на роботу тільки для складання актів про надані протягом місяця послуги не доцільно. 

Якщо документи будуть оформлені вихідним днем, а відповідно до Табелю обліку робочого часу не фігуруватиме інформація про роботу у цей день, і відповідно оплата за таку роботу, то відповідно можливі штрафні санкції із боку Держпраці.

Якщо ж акт все-таки датувати вихідним днем, втім робити це у робочий день (тобто в робочий день просто проставляти в акті останній день місяця, який є вихідним), то тоді виникає інше запитання: чому дата фактичного складання документа і дата його складання, вказана в документі, не збігаються? Можна, звичайно, це пояснити тим, що в нормативних актах немає умови про обов’язковість збігу вказаних дат, хоча за логікою повинно бути саме так. Адже саме це слід розуміти в реквізиті «дата складання» первинного документа, про який йде мова у ст. 9 Закону про бухоблік. Указані розбіжності можуть бути однією із підстав для ДПС у частині визнання господарської операції фактично не здійсненою. 

Що стосується третього варіанту - складання акта у останній робочий день місяця, при такому варіанті для уникнення перенесення вартості оренди за 30 та 31 числа місяця 2020 р. в наступний період – наступний місяць 2020 р., а в акті зазначається, що послуги оренди були надані повністю за весь місяць 2020 р.

Такий метод відображення операції з оренди має суттєві переваги над зазначеними вище методами:

• відсутність необхідності виводити працівників на роботу у вихідний день, оскільки підписання одного документу не є винятковим випадком, передбаченим ст. 71 КЗпП. Цим досягається уникнення ризику штрафів від Держпраці;
• дохід, витрати, податкові зобов’язання з ПДВ та податковий кредит з ПДВ відображаються у місяці здійснення госпоперації й претензій із боку ДПС не має бути.