Заповнення реквізиту «підпис» у первинних документах

Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством. 

Вимоги до обов’язкових реквізитів первинних документів містить ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, а саме: первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: 

• назву документа (форми);
• дату складання; 
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як бачимо, Закон про бухоблік вимагає лише наявність особистого підпису для ідентифікації особи, що брала участь у здійсненні господарської операції, наявності інших ідентифікаційних даних норми закону не вимагають. Незважаючи на те, що на фізосіб дія Закону про бухоблік не поширюється, в даному випадку його норми можна взяти до уваги з метою оподаткування, адже норма п. 44.1 ПКУ поширюється на всіх платників податків.

Первинний документ має бути підписаний особисто особою, котра брала участь у здійсненні господарської операції (п. 2.5 Положення №88).

Закон про бухоблік та Положення №88 передбачають альтернативу особистому підпису особи, яка брала участь у здійснення госпдіяльності -  це «інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу», не уточнюючи, що це за дані. 

ВГСУ в постанові від 09.04.2013 р. у справі №5023/5085/12 зазначив, що «вимоги наведених норм чинного законодавства щодо правильності оформлення первинних документів, передбачають наявність в документах такого реквізиту, як «інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» лише альтернативно такому обов’язковому реквізиту, як особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Разом з цим  ВГСУ в постановах від 07.06.2011 р. у справі №17/91-9/107, від 27.02.2013 р. у справі №5008/567/2012 та ВАСУ в ухвалі від 15.11.2012 р. у справі №14/23 (рішення №К-21310/10) зазначають про те, що у документі має бути зазначено прізвище особи, яка поставила підпис. Відсутність цих даних про особу, яка брала участь у здійсненні госпдіяльності (прізвища й ініціалів), в окремих випадках унеможливлює порядок її ідентифікації (див., наприклад, постанову ВГСУ від 14.08.2012 р. у справі №5016/759/2011(17/38)).

Також ГСУ в постанові від 15.07.2014 р. у справі №904/7908/13 зазначив, що «відсутність на видатковій накладній посади особи, особистий підпис якої міститься на цій видатковій накладній, не спростовує сам факт здійснення позивачем поставки».

У Національному стандарті України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003 наведено вимоги до реквізиту «Підпис».

Так, реквізит 23 - підпис - це обов'язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища. В даному випадку, оскільки фізособи не є посадовими особами, до реквізиту «підпис» включається лише особистий підпис, ініціали та прізвище.

З огляду на вищевикладене, доходимо висновку, що претензії перевіряючих до ідентифікації сторін договорів у первинних документів є безпідставними.