Авансовий звіт: строки подання та повернення коштів

Строки, протягом яких підзвітна особа подає авансовий звіт особі, що надала кошти під звіт, встановлено пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ, а також п. 2 Порядку №845.

Авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням корпоративних платіжних карток, він подає авансовий звіт до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі — платникові податку, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, якщо строк подання авансового звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20-ти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

У такий самий строк підзвітна особа має повернути до каси і залишок невитрачених коштів або коштів, які було витрачено, але щодо яких немає підтвердних документів, складених відповідно до вимог чинного законодавства (крім добових, які не потребують таких документів), або коштів, які було витрачено і щодо яких є підтвердні документи, але витрати за якими не були встановлені з метою відрядження або завданням, щодо якого видавалися кошти під звіт, тож керівник підприємства за ними не затверджує авансового звіту.

При цьому слід пам'ятати і про пункти 2.11 та 2.12 Положення №637. Ними встановлено, що видача готівкових коштів (у тому числі за допомогою корпоративної картки) під звіт або на відрядження здійснюється відповідно до законодавства України.

Пунктом 2.11 Положення №637 встановлено й окремі строки повернення готівки:

— на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, — не більше 10 робочих днів;

— на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт;

— якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Слід пам'ятати, що в разі скасування відрядження готівку, видану авансом на відрядження та вирішення господарських питань у відрядженні, має бути повернуто до каси не пізніше наступного робочого дня за днем отримання і її не можна використовувати на інші господарські потреби без попереднього повернення до каси.

Указом №436 передбачено відповідальність у вигляді штрафу за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів — у розмірі 25% сум, виданих під звіт.

Тож під час звітування за виданими авансами слід враховувати строки, прописані як у Положенні №637, так і в ПКУ.

Також зауважимо, що строки повернення підприємством власних коштів фізособи, витрачених нею під час відрядження або виконання цивільно-правової дії за дорученням такого підприємства, КЗпП, ПКУ, Порядком №845 і Положенням №637 не встановлено. Тож щодо цих сум слід користуватися строками позовної давності, встановленими гл. 19 р. V ЦКУ.