Облік та єдина звітність у разі смерті працівника у відрядженні (аудіоверсія)

Документальне оформлення та дати 

Відповідно до п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП підставою припинення трудового договору є смерть працівника:

• Датою припинення трудового договору є саме дата смерті, зафіксована у свідоцтві про смерть — 28.09.2026;
• Наказ видається поточною датою отримання підтвердних документів (06.10.2026), але в ньому фіксується дата звільнення «заднім числом» (28.09.2026);
• Оскільки нарахування компенсації проводиться 06.10.2026, у бухгалтерському обліку воно проводиться жовтнем 2026 року.

Нарахування ЄСВ

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, компенсація за невикористану відпустку входить до фонду оплати праці. Податкові органи наполягають, що на суми виплат, нараховані померлому працівникові за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується на загальних підставах (ставка 22%, або 8,41% для осіб з інвалідністю), оскільки вони стосуються періоду перебування особи у трудових відносинах.

Заповнення додатків Податкового розрахунку

Додаток 5 

Подію звільнення необхідно відобразити за звітний період, у якому настала смерть (вересень 2026 року). Якщо звіт за вересень ще не подано, запис робиться у звичайному порядку; якщо вже подано — формується розрахунок з типом «Уточнюючий» (або «Звітний новий») за вересень: 

• Графа 10 (дата закінчення трудових відносин) — «28092026»;
• Графа 16 (документ-підстава) — дата та номер наказу, виданого в жовтні (від 06.10.2026);
• Графа 17 (підстава припинення) — «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України»;
• Графа 20 (у разі подання уточнюючого звіту) — «0» (ознака введення рядка).

Додаток 1 

Усі нарахування остаточного розрахунку відображаються у звіті за місяць фактичного проведення в бухобліку — за жовтень 2026 року: 

• Графа 08 — код застрахованої особи («1» на загальних підставах або «2» для особи з інвалідністю);
• Графа 09 (код типу нарахувань) — «1» (сума доходу, нарахована особі після звільнення за відпрацьований час або компенсація відпустки);
• Графа 10 (місяць і рік, за який проведено нарахування) — «092026» (місяць звільнення/смерті);
• Графа 14 (кількість днів у трудових відносинах) — не заповнюється (дні перебування у трудових відносинах — 28 днів — мають бути відображені в Д1 за вересень 2026 року; повторне заповнення у жовтні призведе до помилкового задвоєння стажу);
• Графи 16 та 17 — сума нарахованої компенсації відпустки;
• Графа 20 — сума нарахованого ЄСВ (наприклад: ЄСВ = Сума компенсації × 22%).

Звертаємо увагу, обов’язок донарахування ЄСВ до мінімального страхового внеску за вересень не виникає, якщо працівник помер не в останній робочий/календарний день місяця. 

Додаток 4ДФ 

Подається у складі звітності за жовтень 2026 року (місяць нарахування доходу):

• Заповнюється за РНОКПП (ІПН) померлого працівника;
• Ознака доходу — «101»;
• Графа 8 (дата звільнення) — «28.09.2026»;
• Оподаткування: утримується ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%.

Щодо виплати коштів 

Згідно зі ст. 1227 ЦКУ, нараховані кошти (зарплата по 28.09.2026 та компенсація відпустки) категорично заборонено перераховувати на зарплатну картку померлого, оскільки його цивільна правоздатність припинилася. Виплата проводиться через касу або на банківський рахунок членів сім'ї померлого (на підставі їхньої заяви, свідоцтва про смерть та підтвердження родинних стосунків/спільного проживання), а за їхньої відсутності — включається до складу спадщини.

Висновки

• Датою припинення трудових відносин є дата смерті (вересень 2026 року), яку відображають у Додатку 5 за вересень;
• Компенсація за відпустку, нарахована у жовтні, є базою для ЄСВ і заповнюється в Додатку 1 за жовтень із КТН «1» та місяцем нарахування «092026»;
• Дні трудових відносин у Додатку 1 за жовтень не проставляються, оскільки стаж за вересень вже закритий у попередньому звітному періоді.