Облік та списання застави (забезпечувального платежу) за договором оренди

Що зазначено в договорі?

Щоб надати юридично коректну відповідь, потрібно уточнити з договору:

Який правовий статус «застави»:

• це саме забезпечувальний платіж/депозит, який:
• підлягає поверненню після закінчення оренди (за відсутності боргів/пошкоджень), або
• може бути зарахований у рахунок останнього місяця оренди;
• чи це передоплата (аванс) орендної плати за певний період?

Як сформульовано умову:

• прямо написано «повертається після закінчення договору»;
• чи «зараховується в рахунок останніх місяців орендної плати»;
• чи обидва варіанти («за згодою сторін» тощо)?

Бухгалтерський облік «застави» (забезпечувального платежу)

Якщо за текстом договору сума 8 000 грн:

• виконує функцію забезпечення виконання зобов’язань орендаря перед орендодавцем (гарантія оплат, відшкодування пошкоджень тощо);
• не є оплатою за конкретний період оренди на дату перерахування;
• підлягає поверненню (повністю або частково) після завершення договору за відсутності порушень, то в обліку орендаря це, як правило не визнається витратами при перерахуванні;

обліковується як дебіторська заборгованість/інший актив (забезпечувальний депозит), а витрати визнаються лише тоді, коли депозит буде:

• або зараховано в рахунок орендної плати (тоді – витрати того періоду, за який фактично погашається орендна плата);
• або утримано орендодавцем як компенсацію витрат/збитків (витрати того періоду, коли стало відомо про утримання).

НП(С)БО 16 «Витрати» вимагає визнавати витрати у періоді, до якого вони відносяться, за принципом нарахування; орендна плата визнається витратами періодично (щомісяця) в сумі, що належить до цього періоду користування активом (див. п. 7, 9 НП(С)БО 16).​

Забезпечувальний платіж не пов’язаний безпосередньо з придбанням послуг, а виконує функцію гарантії виконання зобов’язань, тому до моменту його зарахування/утримання витрати не визнаються.

Бухгалтерські проводки:

• при перерахуванні: Дт 377 Кт 311;
• щомісяця орендна плата: Дт 92, 93, 94 тощо – Кт 685;
• у періоді, коли забезпечувальний платіж зараховано в рахунок оренди (наприклад, за останній місяць): Дт 685 – Кт 377 (без нового руху грошей), і витрати на оренду вже були/будуть визнані за звичайною схемою в цьому місяці.

Якщо ж договір одразу визначає, що сплачена «застава» є передоплатою за оренду (тобто завжди буде зарахована в рахунок орендної плати, а не повернута), то такий платіж буде авансовим платежем орендної плати. У такому випадку витрати визнаються в тому періоді, за який ця сума фактично погашає орендну плату (найчастіше – саме останній місяць оренди), а не на дату перерахування авансу.​

Податок на прибуток

Для платника податку на прибуток:

• об’єкт оподаткування визначається за даними бухобліку (пп. 134.1.1 ПКУ);
• відповідно, дата включення забезпечувального платежу до витрат залежить від того, коли вона визнається витратами у бухгалтерському обліку (за викладеною вище логікою).

Спеціальних коригувань щодо забезпечувального платежу за договором оренди в розділі III ПКУ немає, тому податковий облік слідує за бухгалтерським, за умови відсутності інших різниць.

ПДВ (якщо сторони – платники ПДВ)

За ПДВ дуже важливо розрізняти:

• чи виконує платіж функцію застави/забезпечувального депозиту, який підлягає поверненню,
• чи є попередньою оплатою (аванcом) за послуги оренди, що однозначно буде зарахована в рахунок орендної плати.
• Якщо забезпечувальний платіж виконує виключно функцію засобу забезпечення зобов’язань і підлягає поверненню після виконання зобов’язань, то:
• він не є об’єктом оподаткування ПДВ як попередня оплата,
• податкова накладна на його суму не складається.

Якщо ж за договором передбачено, що забезпечувальний платіж зараховується в рахунок орендної плати (тобто по суті це передоплата за оренду), тоді на дату його отримання у орендодавця виникає податкове зобов’язання з ПДВ як при отриманні авансу за послуги, і він складає податкову накладну на всю суму.

Висновки

Якщо «застава» за договором є забезпечувальним платежем, що підлягає поверненню (а не передоплатою), то при перерахуванні вона не визнається витратами, а обліковується як дебіторська заборгованість до моменту її зарахування або утримання.

Якщо за текстом договору чітко визначено, що ця сума зараховується в рахунок орендної плати за останній місяць (або місяці) оренди, то слід включити її до витрат саме в останній місяць користування приміщення (через зарахування в рахунок орендної плати).​

Для податку на прибуток дата визнання витрат за платежем дорівнює даті їх визнання у бухобліку; щодо ПДВ статус цієї суми (застава чи аванс) визначається умовами договору: якщо це лише забезпечення зобов’язань і підлягає поверненню, ПДВ не нараховується, якщо це фактично аванс за оренду – ПДВ виникає на дату її сплати/отримання.