Списання нестачі товарів за результатами інвентаризації: ПН та бухгалтерські проведення

Первинні документи 

Підставою для відображення в обліку нестачі, виявленої під час інвентаризації, є Протокол інвентаризаційної комісії. У ньому фіксуються причини нестачі та пропозиції щодо її врегулювання. Протокол має бути затверджений керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації згідно з п. 1 розд. IV Положення №879. Безпосереднє списання активів з балансу може оформлятися Актом на списання, який містить усі обов'язкові реквізити первинного документа.

Податкова накладна (ПДВ) 

Оскільки виявлена нестача понад норми природного убутку свідчить про те, що товари не будуть використані в господарській діяльності, платник податку зобов'язаний нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ, за умови, що товари придбані з ПДВ:

• Дата складання ПН: не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому встановлено факт нестачі/псування;
• Тип накладної: зведена податкова накладна з кодом ознаки «1» та типом причини «13» (використання в операціях, що не є господарською діяльністю);
• ІПН покупця: зазначається умовний ІПН «600000000000».

Якщо нестача виникла в межах норм природного убутку, компенсуючий ПДВ зазвичай не нараховується, за умови, що вартість таких втрат включається до вартості готової продукції, яка підлягає оподаткуванню. Зокрема, ДПС зазначила, відповідаючи на питання в ЗІР (101.04): «Як в податковому обліку з ПДВ відображається операція зі списання товарів в межах норм та/або понад норми природного убутку, які втратили товарний вигляд?», що:

• При списанні в межах норм природного убутку товарів, при придбанні яких суми ПДВ були віднесені до податкового кредиту, податкові зобов’язання платником ПДВ не нараховуються (за умови, що вартість таких товарів включається до вартості готової продукції, яка підлягає оподаткуванню). В інших випадках – ПДВ нараховується за основною ставкою;
• Якщо такі товари списуються понад норми їх природного убутку, то не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому відбувається їх списання, платник податку зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання виходячи з бази оподаткування та скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну за товарами/послугами, необоротними активами придбаними/виготовленими з ПДВ (для товарів/послуг, необоротних активів, придбаних або виготовлених до 1 липня 2015 року, – у разі, якщо під час такого придбання або виготовлення суми податку були включені до складу податкового кредиту).

Бухгалтерський облік (проведення)

Відповідно до пп. 5.7 Методрекомендацій №2, списання нестачі відображається такими записами:

Якщо винну особу встановлено, сума, що підлягає відшкодуванню, відображається записом: Дт 375 Кт 716 з одночасним списанням суми з позабалансового рахунку 072 (за кредитом).

Висновки:

1. Підстави для списання нестачі: Протокол інвентаризаційної комісії (затверджений керівником протягом 5 робочих днів) та Акт на списання товарів (первинний документ з обов’язковими реквізитами). 

2. Податкова накладна при нестачі понад норми: обов’язково складається зведена ПН (код ознаки «1», причина «13», умовний ІПН 600000000000) не пізніше останнього дня звітного періоду; в межах норм природного убутку ПДВ зазвичай не нараховується. 

3. Бухгалтерські проведення: 

• Дт 947 Кт 20/26/28 (списання собівартості);
• Дт 947 Кт 641/ПДВ (компенсуючий ПДВ 20%);
• Дт 072 (позабалансовий облік до виявлення винних осіб).