Нестача пального: нюанси обліку та оподаткування

Документальне оформлення списання нестачі пального

Насамперед, для документального підтвердження факту нестачі пального необхідно провести інвентаризацію. За результатами інвентаризації складається протокол інвентаризаційної комісії та інвентаризаційний опис, де фіксується виявлена нестача. Дані інвентаризації є підставою для відображення нестачі в обліку. Інвентаризацію слід провести на дату встановлення факту крадіжки або найближчу можливу дату після отримання пояснень від водія.

Про проведення інвентаризації пального в баку див. нашу консультацію: Як провести інвентаризацію пального в баку автомобіля?.

На підставі даних інвентаризації та пояснювальної записки водія керівник підприємства приймає рішення про списання пального. Оформлюється акт на списання ТМЦ. В загальному порядку в акті слід зазначити причину списання – "крадіжка, винну особу не встановлено".

Хоча звернення до поліції є бажаним для підтвердження факту крадіжки та спроби знайти винних, його відсутність не є прямою перешкодою для списання пального в бухгалтерському та податковому обліку за умови належного документального оформлення внутрішніми документами підприємства (інвентаризація, акт списання, пояснювальна водія). Однак, податкові органи можуть приділяти підвищену увагу таким операціям під час перевірок.

Тому є ризик нарахування додаткового блага для водія - «винної особи».

Бухгалтерський облік списання

Відображення нестачі:

• Собівартість викраденого пального списується з балансу на рахунок витрат: Дт 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей" Кт 203 «Паливо».

Нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ (на пальне, придбане в Україні):

• Дт 949 "Інші витрати операційної діяльності" Кт 641/ПДВ.

Відображення суми нестачі на позабалансовому рахунку:

• Одночасно зі списанням на витрати, сума нестачі (за вартістю придбання або обліковою вартістю) відображається на позабалансовому субрахунку 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей" до моменту вирішення питання про винних осіб або до закінчення строку позовної давності. Робиться запис: Дт 072.

Що з ПДВ?

Податкові зобов'язання з ПДВ виникатимуть лише щодо тієї частини пального, яка була придбана на території України з ПДВ, і сума цього ПДВ була включена до податкового кредиту.

Крадіжка пального розглядається як його використання в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку. Відповідно до пп. 198.5 ПКУ платник податку зобов'язаний нарахувати податкові зобов'язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до пп. 189.1 ПКУ (тобто виходячи з вартості придбання такого пального). Більш детально у консультації - Відображення нестач товарів в обліку та нарахування ПДВ.

Дата нарахування ПЗ: Податкові зобов'язання нараховуються на дату складання документа, що засвідчує факт нестачі/списання пального. У вашому випадку це може бути дата затвердження акту списання.

Зразу зауважимо, що ТОВ буде складно ідентифікувати обсяг нестачі пального, яке придбаного в Україні чи за кордоном. Звичайно можна зорієнтуватися по останній заправці перед датою крадіжки та в цьому випадку підтвердити таку дату може лише працівник і це додатковий ризик. Тому можна для додаткового підтвердження провести розрахунок з урахуванням даних зупинок та заправок, виходячи з норм витрат, де саме пішли перевитрати пального і додати його для підтвердження. Або ж додати дані GPS якщо звичайно він використовувався.

Висновки:

Внутрішнє документальне оформлення (інвентаризація, акти, пояснення) є обов'язковою умовою для списання пального, особливо за відсутності звернення до поліції;

Податкові зобов'язання з ПДВ виникають лише щодо пального, придбаного в Україні з ПДВ, який був включений до податкового кредиту. База – вартість придбання;

Хоча списання можливе без заяви в поліцію, це підвищує ризики при податкових перевірках та може призвести до нарахування додаткового блага для водія.