Як обліковувати витрати ТОВ-неплатника ПДВ на оплату хостинга від нерезидента?

Рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, якщо він містить всі обов’язкові реквізити відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення №88:

• назва документа (форма);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Підтверджує це і Мінфін у листах від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658. Водночас, він додає ще одну умову для набуття рахунком-фактурою (інвойсом) статусу «первинки». Так, первинним документом рахунок-фактура (інвойс) стане лише після його оплати. Документом, що підтверджує оплату, буде платіжна інструкція, проведена банком, або банківська виписка, яка показує списання коштів з рахунку при оплаті платіжною карткою.

Відповідно до наведеної умови інвойс не дає можливості ідентифікувати  ТОВ як учасника господарської операції, тому що він складений на фізичну особу – директора. Але, незважаючи на це, ТОВ оплатило рахунок (зокрема, якщо директор оплатив рахунок корпоративною краткою) і кошти були списані з гривневого рахунку ТОВ 03.06.2024 в гривні без зазначення курсу списання. В такому випадку в бухобліку ТОВ ці витрати можна списати на рах. 949 як інші витрати операційної діяльності – адже кошти все-таки списані з рахунку ТОВ.

Звертаємо увагу, що контролери можуть говорити про те, що рахунок був складений на фізичну особу і відповідно, будуть розцінювати цей платіж як оплату послуг на користь фізособи, а відтак вимагати сплатити ПДФО та ВЗ. Для вирішення цього питання потрібно з’ясувати, кому належить сайт, для якого оплачено хостинг. Якщо цей сайт належить ТОВ, то питання щодо ПДФО та ВЗ не виникатиме.

Але, приміром, якщо інвойс буде складено на ТОВ, а оплату проведе директор за свої кошти, то відшкодувати ці витрати можна було б на підставі авансового звіту.

Дата визнання витрат залежить від того, як саме було проведено оплату, з особистої картки/рахунку, чи корпоративної.

Між корпоративною карткою та особистою карткою працівника є принципова відмінність: на рахунку, до якого емітовано корпоративну картку, перебувають кошти підприємства, а на рахунку, до якого емітовано особисту картку працівника, перебувають кошти працівника. Оскільки власники цих коштів різні, тому й різні дати, на які визнаються витрати та застосовується валютний курс.

Таким чином, якщо оплата проведена з використанням корпоративної картки, то використовуємо дані виписки з цього рахунку для визнання витрат.

А при використанні власної картки працівника чи проведення оплати з власного рахунку працівника у підприємства виникають витрати лише після того, як працівник відзвітує, надавши підтвердні документи. І тоді на дату затвердження звіту працівника у підприємства виникають витрати з одночасним визнанням заборгованості перед працівником: Дт 23, 91 – 94 Кт 372, яка потім буде погашатися коштами: Дт 372 Кт 301, 311. Більш детально див. тут.

Тобто при оплаті власними коштами курс буде використано саме на дату затвердження авансового звіту.

Звертаємо увагу, що дата інвойса – червень, а період надання послуг – травень і це спричиняє додаткові складнощі при визнанні такого первинного документа в обліку відповідного періоду та нарахування ПЗ з ПДВ. Про це ми писали тут. Оптимально, щоб був акт від 31.05.2024 р., інвойс від 03.06.2024 р., тоді витрати будуть визнані на дату акта. У підприємства виникає монетарна заборгованість на кінець травня. Курсова різниця буде визначатися відповідно до НП(С)БО 21.

Якщо акту не буде, а вся операція буде визнаватися за інвойсом, то буде порушено саму суть періодичності обліку. Адже інвойс оплачено 03.06.2024 р. (на дату оплати він став первинним документом, що підтверджує надання послуг), а послуга за травень. В цьому випадку не буде підстав нараховувати курсові різниці, адже оплата та отримання послуг будуть проведені однією датою 03.06.2024 р.

За умовами запитання є тільки інвойс, який складено на директора, а не на ТОВ, і який виписано і оплачено у червні з корпоративної картки директора (Дт 372 Кт 311). Якщо сайт належить ТОВ, то воно списує суму оплати хостингу для цього сайту на витратний рахунок, який обирається залежно від цілей використання сайту – 92 або 93. Як правило, хостинг оплачується за кілька місяців або на рік. В такому разі у червні слід списати вартість хостингу на рах. 39 (Дт 39 Кт 372), а потім щомісячно списувати відповідну частину на 92 або 93 рахунок: Дт 92, 93 Кт 39.

ПДВ

Відповідно до пп. 187.8 ПКУ датою виникнення податкових зобов'язань за операціями з постачання нерезидентами суб’єктам господарювання послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, є дата списання коштів з рахунку платника податку в банку/небанківському надавачу платіжних послуг в оплату послуг або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом, залежно від того, яка з подій відбулася раніше.

Для послуг, які постачаються нерезидентами на митній території України, базою оподаткування є договірна (контрактна) вартість таких послуг з урахуванням податків та зборів, за винятком податку на додану вартість, що включаються до ціни постачання відповідно до законодавства. Визначена вартість перераховується в національну валюту за валютним (обмінним) курсом НБУ на дату виникнення податкових зобов'язань. У разі отримання послуг від нерезидентів без їх оплати база оподаткування визначається, виходячи із звичайних цін на такі послуги без урахування податку (пп. 190.2 ПКУ).

Особою, відповідальною за нарахування та сплату податку до бюджету у разі постачання послуг нерезидентами, у тому числі їх постійними представництвами, не зареєстрованими як платники податку, якщо місце постачання послуг розташоване на митній території України, є отримувач послуг, крім випадків, встановлених ст. 208-1 ПКУ (пп. 180.2 ПКУ).

Тобто ПЗ визначається по курсу НБУ на дату, що відбулася раніше, зокрема оплата чи акт.