Послуга надана в грудні, а акт складено 1 січня – чи можна так?

Часто трапляється така ситуація, коли послуги надано в одному місяці, а акт датовано й підписано вже в наступному. Особливого значення це набуває, коли наступний місяць – вже у наступному кварталі або навіть році.

Відповідно до  ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Це значить, що доходи від надання послуг потрібно визнаватив грудні. Що стосується витрат, то згідно з пп. 7 НП(С)БО 16 витрати, пов’язані з наданням послуг, відображаються в тому ж звітному періоді, що й дохід, для отримання якого вони понесені – тобто теж у грудні. Отримувач послуг так само повинен відобразити ці витрати в тому місяці, в якому вони виникли фактично, а не тоді, коли було складено про це документ.

Якщо контролери з’ясують, що послуги фактично були надані в грудні, а акт датований січнем, то вони виключать ці послуги з витрат січня. За логікою, одночасно з цим потрібно було б включити ці послуги у витрати грудня, але навряд чи контролери будуть це робити під час перевірки. Якщо вони цього не зроблять, захищати свої витрати доведеться самостійно. А якщо це сталося під час перевірки, то це значить, що доведеться уточнювати фінансову і податкову звітність за перевірений період, щоб не втратити ці витрати… А уточнення податкової звітності за перевірений період – це вже підстава для позапланової перевірки – пп. 78.1.3 ПКУ.

Коли складати первинний документ? Конкретної відповіді на це  питання у законодавстві немає, але деякі заціпки є.

Відповідно до пп. 2.12 Положення №88, керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів. Звідси висновок: якщо операція «була проведена», вона негайно повинна бути зафіксована у первинному документі. За логікою це має відбуватися під час або одразу після закінчення операції. Далі, згідно з пп. 2.13 Положення №88 2 відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи.

Типовою помилкою є те, що дату складання первинного документа часто ототожнюють із датою його підписання. Те, що дата складання документа не завжди дорівнює датійого підписання, випливає і з нормативних документів. Так, наприклад, у пп. 187.1 ПКУ сказано, що для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складання відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису». Мінфін у листі від 26.12.2019 р. №35210-06-62/35178 зазначав, що для облікових цілей важливою є не дата підписання первинки, а дата (період) здійснення операції – господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Якщо в акті прямо написано, що послуги надано у грудні, то відповідь на питання «в якому періоді визнавати витрати» є очевидною.

Все це стосується також і послуг, які надаються безперервно – послуги зв’язку, доступу до певних ресурсів, оренда, відшкодування вартості комунальних послуг тощо. Через те, що періоди надання цих послуг розмежовуються на момент настання 24:00 останнього дня місяця, виникає думка, що акти потрібно складати наступного дня, незважаючи на те, що він вже належить до наступного місяця. Ми не поділяємо такої точки зору і вважаємо, що такі акти слід складати на дату останнього дня місяця, в якому надавалися послуги. Звісно, з об’єктивних причин такі акти вже не можуть бути підписані останнім днем місяця – адже господарська операція з надання такої послуги завершується в останню секунду останнього дня.

Додаткові аргументи можна взяти зі ст. 255 ЦКУ: якщо строк встановлено для вчинення дії, вона може бути вчинена до закінчення останнього дня строку. В цьому випадку дія – це складання акту, строк – це місяць, в якому надавалися послуги. Виходячи з цього правила, акт повинен бути складений до закінчення останнього дня місяця.

Якщо датувати акти датою їх підписання (а не складання), то виникають проблеми з нарахуванням ПДВ у постачальника і визнанням права на податковий кредит у покупця. Наприклад, акт датований січнем, а послугифактично надані в грудні і про це написано в акті. Убухобліку обов’язково потрібно провести цей акт в грудні. Але дата виникнення податкових зобов’язань з ПДВ у постачальника прив’язана до дати складання акта (якщо надання послуг було першою подією), тому постачальник не зможе скласти ПН грудневою датою. Це ризикова ситуація як для постачальника, так і для покупця.