Розрахунки готівкою працівником у закордонному відрядженні інколи є порушенням валютного законодавства

Запитання: Товар від нерезидента прибув до пункту призначення, зафіксованого у контракті (цей пункт призначення розташований у порту за межами України). Через пошуки транспортного агента вантаж тривалий час простояв у порту, у зв'язку з чим підприємству-покупцеві було виставлено рахунок за зберігання вантажу, який терміново потрібно було оплатити. Працівник підприємства, що перебував у цей час там само у відрядженні, був змушений терміново оплатити цей рахунок готівковими коштами в іноземній валюті. Чи можна включити такі витрати до авансового звіту працівника, що витратив готівкову валюту? Який документ буде підтвердженням цих витрат? Як списувати такі витрати в обліку?

Відповідь: Перш ніж звернутися до проблем відображення цієї операції в обліку, нагадаємо, що операції з використанням резидентами готівкової іноземної валюти регулює НБУ. А перелік операцій, в яких СГД може використати готівкову іноземну валюту на території України, встановлено Правилами №200-¹. I хай вас не турбує той факт, що у Правилах №200 йдеться про використання валюти на території України, а оплата відбулася за кордоном. Перед скеруванням працівника у відрядження за кордон підприємство забезпечує-² його авансом (ст. 121 КЗпП). Якщо аванс було видано у готівковій іноземній валюті, то процедуру його видачі регулювали Правила №200. Могло бути і так, що працівник не отримав авансу у готівковій іноземній валюті на оплату зазначеного рахунка перед відрядженням, а використав власну готівку. Але ж у цьому випадку після повернення працівника підприємство має відшкодувати йому такі витрати. А порядок відшкодування витрат на відрядження, понесених працівником із власних коштів, також регулюють Правила №200.

У загальному порядку, згідно зі ст. 7 Декрету №15-93-³, у розрахунках між резидентами і нерезидентами у межах торгового обороту як спосіб платежу використовується як іноземна, так і вітчизняна валюта (гривня). Але такі розрахунки повинні здійснюватися лише через уповноважені банки у порядку, встановленому НБУ. Тобто, по суті, лише Правила №200 дозволяють резидентові у деяких випадках розраховуватися з нерезидентами безпосередньо, без участі уповноважених банків, валютою у готівковій формі, наприклад для забезпечення витрат на відрядження — п. 2.1 Правил №200. При цьому витратами на відрядження згідно з п. 1.3 Правил №200 визнаються витрати на:

— дозволи на в'їзд (візи);

— добові;

— наймання житлового приміщення;

— транспортні витрати;

— інші витрати за кордоном. Зверніть увагу, що йдеться лише про витрати, пов'язані з відрядженням, а не про розрахунки з нерезидентами у межах торгового обороту від імені та на користь працедавця.

Крім витрат на відрядження, працівник має право проводити готівкові розрахунки з нерезидентами за кордоном у межах представницьких витрат (на організацію офіційних заходів за дорученням працедавця за кордоном) та в інших випадках, встановлених Правилами №200. На жаль, серед випадків, установлених Правилами №200, немає операцій, зазначених у запитанні. Iз чого випливає висновок, що працівник підприємства не повинен був розраховуватися за підприємство готівковою іноземною валютою, оскільки цим він порушив валютне законодавство. Якщо він діяв за власною ініціативою, а не за розпорядженням керівника, то підприємство, з погляду автора, має право не визнавати таку операцію у межах відрядження працівника і не відшкодовувати йому понесені витрати. Працівник, своєю чергою, має право оспорювати таке рішення працедавця у суді (статті 1158 — 1160 ЦКУ).

Якщо ж працівник діяв за розпорядженням керівника (оформленим, наприклад, наказом), то відповідальність за таке порушення несе вже працедавець. У цьому разі працівник зобов'язаний подати протягом 5-ти банківських днів із дня повернення з відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. До такого звіту потрібно додати всі документи, що підтверджують понесені витрати, — платіжний документ (за його наявності), документи про надання нерезидентом послуг зі зберігання вантажу тощо. Такі документи будуть підставою для відшкодування працівникові витрачених ним у відрядженні власних коштів-4.

Але оскільки порушення було допущене, то його негативні наслідки стосуватимуться обох сторін — і працівника, і працедавця. Так, витрати, понесені з порушенням чинного валютного законодавства, хоча і пов'язані з госпдіяльністю підприємства, з погляду автора, не може бути визнано податковими витратами. У бухгалтерському обліку такі витрати списуються проведенням Д-т 20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» як витрати, пов'язані з доставкою вантажу від постачальника.

При цьому починає діяти пп. 170.9.1 ПКУ, і працедавець, який виплачує працівникові суму компенсації його витрат, пов'язаних із відрядженням, але не віднесених до складу податкових витрат згідно з розділом III ПКУ, стає податковим агентом щодо таких сум, що виплачуються. Він зобов'язаний утримати з них ПДФО (причому база оподаткування визначається із застосуванням натурального коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ) і перерахувати його у наступний день після виплати до бюджету. На щастя, така сума не оподатковується ЄСВ, як і решта виплат на відрядження (п. 6 Переліку №1170-5).

Крім того, за порушення працедавцем-резидентом порядку розрахунків із нерезидентами у межах торгового обороту (у цьому випадку — за розрахунок з нерезидентом за надані резидентові послуги не через уповноважений банк), згідно зі ст. 16 Декрету №15-93, йому загрожує штраф у розмірі еквівалента суми валютних цінностей, які використовувалися під час розрахунків, перерахованих у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення таких розрахунків.

--------1--------

Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою правління НБУ від 30.05.2007 р. №200.

--------2---------

Хоча Міндоходів у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 говорить про те, що обов'язку надавати такий аванс для недержавних підприємств не встановлено, автор вважає, що така вимога випливає зі ст. 121 КЗпП. Адже у ст. 121 КЗпП зазначено, що така виплата здійснюється працівникові, який скерований у службове відрядження (а не повернувся з нього). Крім того, відсутність авансу істотно погіршує становище самого працівника, адже якщо працедавець не забезпечить його коштами на відрядження, йому доведеться самостійно шукати їх для виконання службового доручення.

---------3-----------

Декрет КМУ від 19.02.93 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю».

---------4----------

Згідно з п. 2.5 Правил №200, таке відшкодування здійснюється працівнику — резиденту України у гривнях за курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту на його бажання — як в іноземній валюті, так і у гривнях.

---------5----------

Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів працедавців, на яких не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.