Які наслідки непроведення інвентаризації резерву відпусток за минулі роки?

Відповідно до п. 7 П(С)БО 26 виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Тому підприємство зобов’язане створювати резерв за:

• щорічною основною відпусткою;
• додатковою відпусткою за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• додатковою відпусткою за особливий характер праці;
• додатковими відпустками працівникам, що мають дітей.

Резерв відпусток створюється на підставі графіка відпусток, запланованих у звітному році. Іншими словами, за рахунок резерву нараховують оплату поточних відпусток разом із нарахованим ЄСВ, коли працівники використовують відпустки. Компенсація за невикористану відпустку при звільненні також нараховується за рахунок цього резерву.

Тож, якщо резерв відпусток створювався, то одночасно у роботодавця виникав обов'язок проводити його інвентаризацію.

За загальним правилом, залишок забезпечення переглядають на кожну дату балансу і, за потреби, коригують (п. 17 П(С)БО 11), тобто зменшують або збільшують. Тож, якщо ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань немає (у випадку відпускних зменшується кількість днів відпусток, які підлягають оплаті в майбутньому), суму забезпечення зменшують, користуючись методом сторно та роблять проведення: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 471. Рахунок дебету обирається залежно від того, де працюють працівники. Якщо виявиться, що резерву для покриття майбутніх відпусток не вистачає - його донараховують проведенням: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 471. Причиною коригування може стати зміна показників, які використовуються при нарахуванні резерву – зміна планових показників оплати праці, чисельності працівників, збільшення тривалості відпусток тощо.

Але для резерву відпусток є особливе правило: суму резерву відпусток коригують тільки один раз на рік, тобто якщо підприємство складає фінзвітність щоквартально, воно коригує резерв відпусток тільки у річній звітності. У процесі річної інвентаризації резерву залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року визначають за розрахунком, який ґрунтується на кількості днів невикористаної працівниками щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників (п. 8.2 розд. ІІІ Положення №879).

Наслідками непроведення інвентаризації у разі, якщо суму резерву відпусток було визначено неправильно, може бути завищення або заниження об'єкта оподаткування податком на прибуток через:

• помилки у визначенні суми резерву;
• зайве або недостатнє включення до складу витрат суми відпускних, нарахованих у звітному періоді.

Втім, такого ризику не було б, якщо інвентаризація проводилася вчасно. Створення резерву та вчасна його інвентаризація (коригування) сприяє рівномірному розподілу витрат, бо може статися так, що вчасно не проведена інвентаризація резерву в одному періоді призведе до завищення витрат в іншому.

Отже, якщо підприємство визнає витрати у звітному періоді як такі, які не покривають визначений раніше резерв відпусток (тобто не через від’ємне сальдо рахунку 47 (його не може бути в обліку), а через пряме визнання витрат – Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 661), то є ризик зауважень при перевірці і податківці будуть вимагати правильного розподілу витрат між звітними періодами. Адже, при вчасному проведенні інвентаризації така сума витрат була б відображена на підставі акту інвентаризації у минулих звітних періодах. Звісно, прослідкувати це буде складно, втім все-таки можливо.

Тому, аби уникнути ризику зі сторони ДПС, радимо перерахувати резерв станом на 01.01.2023 та виправити його суму на підставі бухдовідки (Дт 441 Кт 471), адже непроведення інвентаризації та неправильне відображення резерву є помилкою в обліку.

Це були наслідки того, що підприємство неправильно визначить об'єкт оподаткування податком на прибуток у певних звітних періодах.

Щодо відповідальності за сам факт непроведення інвентаризації: існує адміністративна відповідальність за порушення порядку ведення бухобліку згідно зі ст. 164-2 КпАП у вигляді штрафу в розмірі від 8 до 15 нмдг (136,00 грн – 255,00 грн), а за повторне порушення — від 10 до 20 нмдг (170,00 грн – 340,00 грн). Але вона стосується далеко не всіх.

Докладніше про це ми писали в цій консультації, в розділі «Адмінсанкції за складання фінзвітності без проведення річної інвентаризації».