Відображення дозаправки палива в каністру в маршрутному листі

Щоб оформити заправку пального в каністру, необхідно у вашому маршрутному листі (або іншому первинному документі, який ви використовуєте) передбачити окремі графи, наприклад: «Заправлено в бак, л», «Заправлено в каністру, л» та «Залишок в каністрі, л». Кожну таку операцію слід обґрунтувати, ідеально — наказом по підприємству, який пояснює виробничу необхідність такого резерву (наприклад, для роботи в місцях без АЗС або для дозаправки іншої техніки).

Обґрунтування

Законодавство не містить прямої заборони на заправку пального в каністри для господарських потреб, однак кожна така операція має бути ретельно задокументована, щоб уникнути ризику визнання вартості цього пального додатковим благом водія.

Ось покроковий алгоритм дій:

1. Розробіть та затвердіть належну форму первинного документа

Типові форми подорожніх листів скасовано. Підприємство зобов'язане самостійно розробити та затвердити власну форму первинного документа для обліку роботи автомобіля та списання пального (це може бути «Маршрутний лист», «Подорожній лист», «Звіт водія» тощо).

Цей документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік:

• назву документа;
• дату складання;
• назву підприємства;
• зміст та обсяг господарської операції (маршрут, пробіг, витрати пального);
• посади та підписи відповідальних осіб.

2. Модифікуйте ваш маршрутний лист

Щоб коректно відобразити заправку в каністру, додайте до вашої форми такі графи:

• Залишок пального на початок дня (окремо в баку та в каністрі);
• Заправлено (окремо «в бак, л» та «в каністру, л»). Загальна кількість має відповідати чеку з АЗС;
• Використано пального з каністри, л (наприклад, для дозаправки автомобіля в дорозі або для заправки іншої техніки);
• Залишок пального на кінець дня (окремо в баку та в каністрі).

Приклад заповнення:

3. Обґрунтуйте виробничу необхідність

Це ключовий крок для уникнення претензій з боку контролюючих органів. Вартість пального, використаного не у господарській діяльності, може бути розцінена як додаткове благо працівника та оподатковуватися ПДФО і військовим збором (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

Щоб підтвердити зв'язок з господарською діяльністю:

• Видайте наказ по підприємству. У наказі про порядок використання службового транспорту або в окремому наказі обґрунтуйте необхідність створення резерву пального в каністрах.

Причини можуть бути такими:

1. робота автомобіля на віддалених об'єктах, де відсутні АЗС (наприклад, у полях, на будівельних майданчиках);
2. необхідність дозаправки іншої спецтехніки підприємства (генераторів, бензопил тощо), що працює на тому ж об'єкті;
3. виконання тривалих рейсів, що вимагають гарантованого запасу пального.

• Фіксуйте використання пального з каністри;
• Якщо пальне з каністри дозаправляється в бак того ж автомобіля, це відображається у маршрутному листі;
• Якщо пальне передається для заправки іншої техніки, бажано скласти Акт приймання-передачі пального або відомість, де буде вказано, якій техніці та в якій кількості видано пальне, з підписами водія та відповідальної особи, що експлуатує цю техніку.

Таким чином, належно оформлений маршрутний лист та внутрішній наказ є достатньою підставою для обліку та списання пального, заправленого в каністру, у межах господарської діяльності.