Облік проєктів благодійної організації

Додаткові умови

Благодійна організація наразі складає такі документи:

1. Положення про реалізацію благодійного проєкту;

2. Кошторис витрат на реалізацію благодійного проєкту;

3. Наказ про затвердження положення та кошторису, призначення відповідальної особи; 

4. Лист-запит від кінцевих бенефіціарів, якщо це допустимо (якщо кінцевий бенефіціар – юрособа, наприклад, лікарня);

5. Лист-запит від організації благодійнику;

6. Угода з благодійником;

7. Роздруковане платіжне доручення отриманого фінансування (якщо пожертва у валюті - то ще і підтвердження конвертації валюти);

8. Наказ про розподіл фінансування (дофінансування) проєкту (якщо отриманих коштів не вистачило, організація дофінансовує проєкт з залучених пожертв, які не прив’язані до конкретного проєкту – так звані нецільові кошти;

9. Первинні документи: рахунки від контрагентів, договори з контрагентами, платіжні доручення, видаткові накладні або акти наданих послуг;

10. Договір з кінцевим бенефіціаром та акт прийому-передачі (коли кінцевий бенефіціар – юрособа);

11. Персоніфікована відомість видачі ТМЦ (або неперсоніфікована для видачі ТМЦ в гарячих точках) – якщо кінцеві бенефіціари фізособи;

12. Акт списання ТМЦ – коли кінцеві бенефіціари фізособи;

13. Звіт відповідальної особи про виконання проєкту (з графою «Затверджено»); 

14. Фінансовий звіт використання коштів (з графою «Затверджено»); 

15. Роздруковані фотографії підтвердження надання допомоги за цим проєктом.

Загальне зауваження

Жодним нормативним документом не встановлено перелік документів, форми документів, які мають складати благодійні організації під час здійснення власної діяльності.

Разом з тим внаслідок здійснення благодійної діяльності потрібно дотримуватися норм Закону про благодійність, Закону про бухоблік, ЦКУ. Підтвердження дотримання вимог доречно фіксувати документально. 

Розглянемо, що це за вимоги.

Благодійні програми

Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про благодійність, благодійна програма - комплекс благодійних заходів у сферах, визначених цим Законом.

Сфери благодійної діяльності наведені в ч. 2 ст. 3 Закону про благодійність.

Благодійні організації самостійно визначають сфери, види, місце (територію), строки і бенефіціарів благодійної діяльності в установчих документах, благодійних програмах або інших рішеннях органів управління (ч. 3 ст. 11 Закону про благодійність).

Наглядова рада затверджує благодійні програми благодійної організації і контролює відповідність діяльності та використання активів благодійної організації її установчим документам (ч. 3 ст. 22 Закону про благодійність).

У разі відсутності наглядової ради її повноваження здійснюються загальними зборами учасників (ч. 2 ст. 19 Закону про благодійність).

З наведеного випливає, що у благодійної організації можебути окремий документ, затверджений наглядовою радою чи загальними зборами, який називається благодійна програма. 

Хоча це і не обов’язково. Адже всі особливості благодійності можуть встановлюватися установчими документами та іншими внутрішніми документами благодійної організації.

Договори (угоди)

Договори з бенефіціарами

Якщо благодійна організація здійснюватиме збір благодійних пожертв на користь бенефіціарів (набувачів благодійної допомоги), згідно з ч. 4 ст. 7 Закону про благодійність вона повинна здійснювати таку діяльність на підставі контракту (договору) про благодійну діяльність з таким бенефіціаром або одним із його законних представників. Контракт (договір) має визначати, зокрема, цілі, місце і строк збору коштів або іншого майна, порядок їх цільового використання, обліку та звітності, а також відповідальність особи, яка здійснює публічний збір благодійних пожертв, перед бенефіціаром і благодійниками у разі порушення контракту (договору) або порядку використання таких пожертв.

Договір про благодійну пожертву валютних цінностей не підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню (ч. 1 ст. 6 Закону про благодійність).

Договори з благодійниками

З точки зору ЦКУ благодійники надають пожертву. Пожертва регулюється ст. 729 і ст. 730 ЦКУ.

До договору про пожертву застосовуються положення про договір дарування, якщо інше не встановлено законом (ч. 3 ст. 729 ЦКУ).

Форми договору для різних видів майна визначається згідно з ст. 719 ЦКУ.

Поряд з цим відповідно до ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Таким чином, договір пожертви може укладатися не обов’язково письмовим документом з назвою «договір». Договір може бути у формі листів, які сторони надсилають одна одній.

Відповідно до ст. 730 ЦКУ:

• пожертвувач має право здійснювати контроль за використанням пожертви відповідно до мети, встановленої договором про пожертву;
• якщо використання пожертви за призначенням виявилося неможливим, використання її за іншим призначенням можливе лише за згодою пожертвувача, а в разі його смерті чи ліквідації юридичної особи - за рішенням суду;
• пожертвувач або його правонаступники мають право вимагати розірвання договору про пожертву, якщо пожертва використовується не за призначенням.

Це означає, що у благодійної організації мають бути документальні підтвердження використання отриманої від благодійників благодійної допомоги. Щоб ці документи (їх копії) можна було надати благодійникам, як підтвердження використання пожертви за призначенням.

Первинні документи

Всі юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, повинні дотримуватися норм Закону про бухоблік (див. ч. 1 ст. 2 цього Закону).

Благодійні організації є юридичними особами, а тому мають дотримуватися норм Закону про бухоблік – вести бухгалтерський облік своєї діяльності, оформляти здійснені господарські операції первинними документами.

Згідно з ст. 1 Закону про бухоблік:

• господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства; 
• первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію.

Вимоги до первинних документів наведено в ст. 9 Закону про бухоблік. Особливості документування також визначені Положенням № 88.

Наприклад, благодійна організація отримала від благодійника кошти на рахунок. Отримання коштів – це господарська операція, яка підтверджується випискою банку (первинним документом).

Отримані кошти організація перерахувала постачальнику для придбання продуктових наборів. Перерахування коштів – також господарська операція, яка підтверджується платіжним дорученням і випискою банку (первинні документи).

Продуктові набори отримані від постачальника, що оформлено накладною (первинний документ).

Продуктові набори передані фізособам бенефіціарам, що оформлено видатковою відомістю (первинний документ).

Виписка банку, платіжні доручення, накладна, видаткова відомість – це все первинні документи, якими оформлені господарські операції.

А от договір, рахунок на оплату первинними документами не є, адже вони не підтверджують здійснення господарської операції.

Кошторис благодійної організації

В жодному нормативному документі не встановлено обов’язок для благодійних організацій складати кошторис. Хоча подеколи про такий обов’язок пишуть у статуті чи в інших внутрішніх документах організації. 

Тож кошторис складається, якщо це передбачено внутрішніми документами організації. 

Про кошторис можна почитати тут.

Кілька слів про перелік документів, наведених на початку консультації

Наведений перелік документів, на наш погляд, в цілому вписується у вимоги Закону про благодійність, Закону про бухоблік і ЦКУ. Ми проаналізували це вище.

Але чи є він достатнім, можна сказати тільки на підставі безпосереднього аналізу та перевірки конкретних договорів, внутрішніх документів благодійної організації. Як правило, це можливо зробити під час аудиторської перевірки організації.