Відсутній чек на придбання товарів для підприємства: компенсація витрат

У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерії звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та підтверджувальні документи про використання коштів.

Тобто, відповідно до поданого авансового звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

Зазначимо, що ні Закон про РРО, ні Положення №148 не допускають можливості оформлення (видачі) дубліката документа замість втраченого оригіналу. Проте законодавство не забороняє оформити інший документ, наприклад, видаткову накладну на товар.

Зважаючи, що навіть якщо працівник використав власні кошти на госппотреби підприємства, працівник здійснив дії в інтересах підприємства, тому роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику витрати, понесені ним у ході виконання доручення (ст. 1007 ЦКУ).

Також, працівник, який придбаває товари за власні кошти, діє від імені підприємства, тож усі первинні документи (накладна, податкова накладна, товарний чек, квитанції, розрахункові квитанції тощо) повинні бути складені не на його ім'я, а на ім'я підприємства. 

Таким чином, якщо окрім чеку, надані інші первинні документи (накладна від постачальника, ПН тощо), то такі витрати роботодавець повинен компенсувати працівнику. Якщо такі витрати не компенсувати, то у роботодавця за кредитом субрахунку 3721 виникне заборгованість перед працівником за придбані ним товари для потреб підприємства за власні кошти. Про це ми писали тут.

Якщо первинних документів не буде (зокрема, якщо не вдасться дістати накладну або інший документ, що замінює собою втрачений чек), то податківці не визнають такі господарські витрати. Відповідно, вони будуть наполягати на оподаткуванні суми, яка виплачена працівнику за авансовим звітом без достатнього документального підтвердження – як надміру витрачені підзвітні кошти.

Тому в даному випадку можливі такі варіанти:

1) За наявності первинного документа, що підтверджує понесені витрати (зокрема, видаткова накладна на товар) – товар оприбутковується за авансовим звітом, ПК з ПДВ визнається за загальними правилами за зареєстрованою ПН;

2) За відсутності первинного документа працівнику можна відшкодувати витрачені кошти за рішенням керівника, але з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. ПДФО та ВЗ утримуються з суми, що належить до виплати працівнику. Товар можна оприбуткувати на підставі акта, який складається комісією у складі працівника, матеріально відповідальної особи та третього члена комісії, який може бути керівником підзрозділу, де приймається товар. Це як один з можливих варіантів складу комісії, на практиці він може бути й іншим. Податковий кредит визнається на підставі зареєстрованої ПН за загальними правилами. 

3) За відсутності первинного документа керівник приймає рішення про те, що працівнику не будуть відшкодовуватись кошти, а придбаний товар не буде оприбутковуватись в обліку. В цьому разі авансовий звіт від працівника не приймається, в бухобліку не здійснюються записи щодо придбання товару, заборгованість перед працівником не виникає. Оскільки зареєстрована податкова накладна на цей товар збільшила ліміт реєстрації податкових накладних, то потрібно скласти «компенсуючу» податкову накладну, щоб анулювати це збільшення.  Таку ПН можна скласти за правилами, передбаченими для складання ПН за п. 198.5 ПКУ. Докладніше про це ми писали тут. Щоб не було розбіжностей між ЄРПН та деклараціями з ПДВ, радимо відобразити в деклараціях обидві ПН – вхідну від постачальника та вихідну за п. 198.5 ПКУ – за загальними правилами.