Як списати старі залишки за кредитом рахунків 661 та 3721?

У бухгалтерському обліку відповідно до Інструкції №291 за кредитом субрахунку 661 відображають нарахувану зарплату працівникам підприємства. Тому залишок за кредитом рах. 661 свідчить про заборгованість підприємства по зарплаті перед працівником. Така заборгованість підприємства перед звільненими працівниками по зарплаті підлягає виплаті, а не списанню. Зазначимо, що строку давності за розрахунком з працівниками по зарплаті законодавством не передбачено.

Відповідно до вимог ст. 116 КЗпП, при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум.

У разі, якщо працівникові не були виплачені належні йому від підприємства суми при звільненні, він має право звернутися до суду (ч. 2 ст. 233 КЗпП).

Таким чином, накопичені суми за Кт 661 рахунку підлягають виплаті звільненим працівникам. Крім того, в разі невиплати роботодавцем звільненому працівникові належних сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, при відсутності спору про їх розмір підприємство повинне виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.

У бухгалтерському обліку відповідно до Інструкції №291 за кредитом субрахунку 3721 відображається сума перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами про використання коштів.

Тобто за кредитом субрахунку 3721 відображається заборгованість роботодавця перед праціником за придбані ним товари (роботи, послуги) для потреб підприємства за власні кошти або використані власні кошти у відрядженні, про що такий працівник мав подати у визначені законодавством строки до бухгалтерії авансовий звіт та підтверджувальні документи про використання коштів та придбання товарів (робіт, послуг). А роботодавець мав підтвердити доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердити авансовий звіт. А на підставі цих документів бухгалтер відобразив в бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунка 3721.

Розглядаючи можливість списання кредиторської заборгованості за авансовими звітами, щодо придбання товарів (робіт, послуг), слід дотримуватися тих строків та перебігу позовної давності, що встановлені саме нормами ЦКУ. Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки. 

За п. 1 ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас, за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання.

Проте законодавством прямо не визначено термін повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. На практиці ж доволі рідко працівник, надаючи авансовий звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.

Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). 

I тільки наприкінці зазначеного терміну, в податковому періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) та підлягатиме списанню. Якщо ж підприємство не отримувало жодних вимог про повернення, підстав для списання зазначеної заборгованості немає.

Крім цього, можливе застосування ст. 605 ЦКУ про припинення зобов'язання прощенням боргу. Зобов'язання припиняється внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором боржника від його обов'язків, якщо це не порушує прав третіх осіб щодо майна кредитора. У цьому разі складається акт у довільній формі про прощення директором заборгованості підприємства за авансовими звітами.

Відповідно до п. 5 П(С)БО 11 зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. Якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду.

Тобто списати заборгованість перед працівником за такими підзвітними сумами підприємство має або після спливу строку позовної давності, або внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємство) від його обов’язків (тобто не чекаючи спливу строку позовної давності).

Якщо у підприємства борг перед працівником за коштами по відрядженню, то це вже трудові відносини і право працівника на відшкодування витрат на відрядження передбачено ст. 121 КЗпП.

Для відшкодування йому коштів витрачених у відрядженні працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення - в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення (ст. 233 КЗпП).

Тож списати заборгованість по відрядженню перед працівником роботодавець може також по спливу строку позовної давності або через прощення такої заборгованості. 

При списанні заборгованості внаслідок її прощення або спливу строку позовної давності здійснюються запис Дт 372 Кт 717. У кінці місяця дохід списується на фінрезультат: Дт 717 Кт 791.

Відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування є прибуток, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до НП(С)БО або МФСЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.

Тобто сума списаної заборгованості потрапить до доходу підприємства і, відповідно, буде врахована у розрахунку фінансового результату до оподаткування податком на прибуток.