Як вести облік першої-другої події з метою складання податкових накладних?

За загальним правилом, згідно з пп. 187.1 ПКУ, датою виникнення ПЗ з ПДВ з постачання послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

• дата зарахування коштів від замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню;
• дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання товарів/послуг платником податку.

Наразі вимоги зазначати в самій ПН договір або рахунок не передбачено, адже їх немає в обов’язкових реквізитах (пп. 201.1 ПКУ). Немає прив'язки до них і при складанні ПН. Згідно з п. 18 Порядку №1307, податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів або послуг, а також на суму коштів, що надійшли на поточний рахунок як попередня оплата (аванс). По суті, ця ж норма прописана у пп. 201.7 ПКУ. Тобто ПЗ з ПДВ виникають на дату окремої господарської операції без уточнень щодо договорів/рахунків.

Здійснення окремої господарської операції з постачання товарів/послуг зазвичай врегульовано господарським договором між сторонами операції.

Якщо рахунки на оплату товарів/послуг складаються в рамках одного договору, а не є самі по собі окремими господарськими операціями (в рамках різних договорів), то вважаємо, що облік ПДВ в цьому випадку можна вести в розрізі всього договору незалежно від рахунків, які було виписано на оплату. Проте за такого підходу в рамках договору в цілому може виникнути необхідність коригування ПН, які були складені на попередні оплати, якщо фактична номенклатура постачання не відповідатиме тій номенклатурі, на яку були складені ПН на попередню оплату.

Наприклад, за договором передбачено постачання 100 шт товару А за ціною 24 грн/шт з ПДВ, та 300 шт товару Б за ціною 42 грн/шт з ПДВ. Було виставлено рахунок на всю суму постачання: 100 * 24 грн + 300 * 42 грн = 15000 грн, в т.ч. ПДВ 2500 грн. Рахунок було оплачено в розмірі 50% на суму 7500 грн, і на цю оплату було складено ПН з такою номенклатурою:

• 50 шт товару А * 24 грн = 1200 грн;
• 150 шт товару Б * 42 грн = 6300 грн.

Фактично було поставлено 170 шт товару Б на суму 170 * 42 = 7140 грн, а товар А ще не було поставлено, хоча він був зазначений у ПН.  Якщо облік ведеться за договором в цілому, то з метою зміни номеклатури скласти такий РК до ПН:

• Зняти 35 шт товару А *24 грн = 840 грн;
• Додати 20 шт товару Б * 42 грн = 840 грн.

Якщо цього не зробити, то номенклатура поставки у видатковій накладній не буде відповідати номенклатурі в раніше складеній ПН на оплату, і податківці можуть визнати цю ПН як таку, що не відповідає первинним документам. Це спричиняє проблеми з податковим кредитом у покупця, а до постачальника податківці у загальному випадку можуть застосувати штрафи за нереєстрацію податкової накладної (нагадаємо, що під час карантину ці штрафи не застосовуються – див. тут).

Після поставки залишається незакритою отримана оплата в сумі 7500 – 7140 = 360 грн, що відповідає 15 шт товару А, які залишилися в ПН після коригування: (50 – 35) * 24 грн = 360 грн.

Таким чином, слід буде звіряти та коригувати номенклатуру в ПН та РК кожного разу при оплаті або постачанні.

Нарахування ПЗ з ПДВ у розрізі окремих рахунків зазвичай застосовується у тому випадку, якщо  окремий договір на постачання відсутній, а кожний окремий рахунок передбачає окрему господарську операцію. Втім, і при наявності договору сторони можуть нараховувати податкові зобов’язання в розрізі окремих рахунків.

Разом з цим, у разі наявності домовленості між постачальником та покупцем (наприклад, яка зафіксована у договорі) нарахування ПЗ з ПДВ може здійснюватись і у розрізі окремих рахунків – за принципом «що оплачено, те і поставлено». Такий підхід дозволить уникнути складання РК, якщо будуть постачатись інші номенклатурні позиції, ніж були вказані у рахунках на оплату.

Також про це ми писали тут.

Крім цього, щоб уникнути суперечок та для спрощення документообігу сторони можуть дійти згоди щодо складання постачальником зведеної податкової накладної. Більш докладно про це – тут.

Висновки:

• Сторони операції постачання товарів/послуг виключно на власний розсуд вирішують питання, яким чином їм вести облік першої-другої події за регулярними постачаннями. Це не залежить від наявності або відсутності письмового договору між ними;
• Якщо вести облік першої-другої події в цілому за договором, потрібно буде слідкувати за оплаченою та поставленою номенклатурою і відповідно коригувати ПН за потреби;
• Якщо вести облік за окремими рахунками, то коригувань може знадобитися менше, але при цьому можливо, що податкові зобов’язання у постачальника  виникатимуть раніше, ніж вони могли виникнути, якби вести облік за договором в цілому;
• Для спрощення документообігу можна складати зведені ПН з врахуванням всього обсягу постачання за місяць;
• По суті, як за одного, так і за другого підходу потрібно буде звіряти оплати і постачання в розрізі окремих позицій номенклатури товарів/послуг, що були оплачені, поставлені та включені в податкові накладні та РК;
• В будь-якому разі обраний спосіб обліку має бути заздалегідь погоджений сторонами договору для уникнення суперечок між ними.