Як відобразити в обліку техдокументацію?

Хто кому передає техдокументацію?

З питання зрозуміло, що до моменту продажу частки ТОВ техдокументація в обліку ТОВ не відображалася. 

Наступний момент. Кому ця документація належала на праві власності до моменту передачі від колишнього власника новому – колишньому власнику чи ТОВ? 

Скоріш за все, право власності на неї ніде окремо не зафіксовано. Проте документація використовувалася для потреб ТОВ. Можливо, був якийсь внутрішній наказ по підприємству, де вказувалося про застосування цієї документації. 

У зв’язку з цим зазначимо, що відповідно до п. 22 ч. 1 ст. 1 Закону №1315, технічні умови - нормативний документ, що встановлює технічні вимоги, яким повинна відповідати продукція, процес або послуга, та визначає процедури, за допомогою яких може бути встановлено, чи дотримані такі вимоги. А відповідно до ч. 3 ст. 16 Закону №1315 право власності на стандарти, кодекси усталеної практики і технічні умови, прийняті підприємствами, установами та організаціями, і видані ними каталоги належать відповідним підприємствам, установам та організаціям. Таким чином, за загальним правилом, право власності на техдокументацію належить ТОВ.

Від так, напевне, що колишній власник передавав техдокументацію як представник ТОВ, а не як фізична особа. І передавав новому власнику не як фізичній особі, а як новому представнику ТОВ (директору). Тобто передача документів здійснена в рамках передачі справ від колишнього до нового. У всякому разі, ми розглядатимемо саме цей найдоречніший варіант.

Але маємо сказати, що тут можуть бути різні варіанти передачі. Наприклад, техдокументацію колишній власник передає новому як фізична особа фізичній особі. В цьому разі документація взагалі не має відношення до ТОВ. В цьому разі вона належатиме особисто новому власнику, як фізособі. І ця остання може отриману техдокументацію продати чи подарувати своєму ж ТОВ, чи внести до статутного капіталу ТОВ.

Як задокументувати передачу?

Якщо техдокументація належить ТОВ, то передачу можна оформити актом в довільній формі про передачу справ, включаючи документацію, від колишнього власника новому власнику (директору). 

Чи потрібно техдокументацію ставити на баланс?

ТОВ може поставити її на баланс, якщо виконуються умови, передбачені п. 6 П(С)БО 8:

1. є імовірність одержання майбутніх економічних вигід, пов'язаних з її використанням, та

2. її вартість може бути достовірно визначена.

Мабуть, в нашій ситуації перша умова виконується. Адже, напевне, техдокументацію використовуватимуть у господарській діяльності.

А достовірне визначення вартості може бути під питанням. Адже кожна техдокументація унікальна і визначити її вартість проблематично. Але якщо таки вартість визначити можна (наприклад, ТОВ раніше несло витрати на її створення, які списувало до складу витрат, і ці витрати можна порахувати), ТОВ може поставити техдокументацію на баланс.

Може – але не зобов’язано цього робити. Адже техдокументація може використовуватися в господарській діяльності без постановки на баланс. Досить мати наказ керівника про її застосування в діяльності.

Якщо таки прийнято рішення поставити на баланс (а для цього, повторимо, потрібно знати вартість техдокументації), це відображають бухгалтерськими записами, наведеними в п. 7.4 Методичних рекомендацій №1327: Дт 124 Кт 746. 

Зарахування на баланс доцільно оформити наказом керівника підприємства і актом введення в господарський оборот об’єкта нематеріальних активів. Оскільки нормативними документами форми такого акта не встановлено, кожне підприємство розробляє її самостійно. За зразок можна взяти Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма №НА-1).

Надалі техдокументацію амортизують у загальному порядку.

Але якщо техдокументація була раніше отримана ТОВ безоплатно від іншої особи, то зарахування на баланс відображають іншим записом: Дт 124 Кт 424. Тоді під час нарахування амортизації (Дт 23, 91, 92 тощо Кт 133) пропорційно сумі такої амортизації відображають нарахування доходу: Дт 424 Кт 746.