Відшкодування комунальних витрат при оренді: облік та оподаткування

Юридична частина

Відповідно до ст. 283 ГКУ, за договором оренди одна сторона (орендодавець) передає другій стороні (орендареві) за плату на певний строк у користування майно для здійснення господарської діяльності.

Орендна плата – це фіксований платіж, який орендар сплачує орендодавцю незалежно від наслідків своєї господарської діяльності. Розмір орендної плати може бути змінений за погодженням сторін, а також в інших випадках, передбачених законодавством (ст. 286 ГКУ).

Законом №1875-IV передбачено, що комунальні послуги – це результат господарської діяльності, спрямованої на задоволення потреби фізичної чи юридичної особи у забезпеченні холодною та гарячою водою, водовідведенням, газопостачанням, опаленням, а також вивезення побутових відходів у порядку, встановленому законодавством.

Таким чином, основним предметом договору оренди є встановлення розміру орендної плати за користування майном. Якщо орендар самостійно не укладає договори на споживання комунальних послуг та енергоносіїв з їх безпосередніми постачальниками, а здійснює відшкодування (компенсацію) орендодавцю витрат на їх оплату, то в договорі оренди визначається порядок розрахунку вартості спожитих орендарем комунальних послуг і енергоносіїв та їх оплати (відшкодування, компенсації).

Бухоблік

Податківці у підкатегорії 101.17, «ЗІР»[1] при наданні роз'яснення щодо ПДВ зазначають таке щодо доходів й витрат при компенсації комунальних витрат.

Так, склад та порядок формування собівартості наданих послуг з оренди та облік отриманого відшкодування (компенсації) комунальних платежів має визначатися орендодавцем в обліковій політиці із врахуванням принципу превалювання сутності над формою та згідно з вимогами П(С)БО 16 та пп. 10 - 14 П(С)БО 15, які визначають порядок визнання доходів та витрат від надання послуг.

За загальними правилами бухобліку витрати відображаються одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань (п. 5 П(С)БО 16). Витратами   звітного   періоду  визнаються  або  зменшення активів,  або збільшення зобов'язань,  що призводить до  зменшення власного капіталу  підприємства  (за  винятком  зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками),  за умови,  що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

У даному випадку вартість спожитих комунальних послуг підпадає під ознаки витрат. Тому орендодавець, залежно від того чи є оренда його основною діяльністю, чи ні, в обліку зробить такі записи:

• якщо надання орендних послуг є предметом основної діяльності орендодавця: Дт 23 Кт 685 (постачальники комунальних послуг);
• якщо надання орендних послуг не є предметом основної діяльності орендодавця: Дт 949 Кт 685 (постачальники комунальних послуг).

Своєю чергою, якщо орендар відшкодовує орендодавцю вартість комунальних послуг, останній в обліку визнає дохід. Адже згідно із п. 5 П(С)БО 15, дохід  визнається  під час збільшення активу (тобто виникнення дебіторської заборгованості орендаря по відшкодуванню комунальних витрат) або зменшення зобов'язання, що зумовлює зростання власного капіталу (за винятком зростання капіталу за рахунок внесків учасників підприємства),  за умови, що оцінка доходу може бути достовірно визначена.

Що стосується відображення на рахунках доходу при відшкодуванні комунальних послуг, то тут є різні позиції:

• цей дохід не виокремлюється та є частиною орендної плати: або Дт 361/377 (орендар) Кт 703 – якщо оренда основний вид діяльності, або Дт 361/377 (орендар) Кт 713 – якщо оренда допоміжний вид діяльності. В принципі цей варіант узгоджується із позицією ДПСУ щодо оподаткування ПДВ;
• цей дохід слід окремо виділяти на рахунках для цілей аналітичного обліку – тобто окремо на одному субрахунку обліковується орендна плата, а на іншому – відшкодування: Дт 361/377 (орендар) Кт 719.

Первинними документами, що підтверджують компенсацію комунальних послуг, можуть бути відповідні акти, рахунки, інші первинні документи, у т. ч. передбачені договором оренди.

ПДВ

Операції з відшкодування (компенсації) орендарем витрат за спожиті комунальні послуги та енергоносії, передбачені договором оренди, є об'єктом оподаткування ПДВ, і, відповідно, кошти, що отримуються від орендаря як відшкодування (компенсація) зазначених послуг, включаються орендодавцем до бази оподаткування та оподатковуються ПДВ у загальновстановленому порядку, оскільки є складовою частиною операцій з постачання послуг під час надання в оренду нерухомого майна (див. підкатегорію 101.17, «ЗІР»[2]).

При складанні податкової накладної за операціями з відшкодування орендарем орендодавцю вартості послуг, пов’язаних з утриманням та обслуговуванням орендованого майна (у тому числі комунальних послуг та енергоносіїв, земельного податку, податку на нерухоме майно тощо), у графі 2 податкової накладної зазначається «Послуги з оренди», у графі 3.3 зазначається код послуги згідно з ДКПП (радимо код 68.20), у графі 4 зазначається «Послуга». Детальніше про заповнення ПН на відшкодування комунальних послуг ми писали тут.