Оплата штрафу готівкою через банк за розпорядженням підприємства: облік

Якщо працівник підприємства сплатив штраф, накладений на таке підприємство, а потім включив таку оплату до звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, то після затвердження звіту керівником підприємства цей працівник отримає відшкодування своїх витрат.

Таку виплату можна зробити або з каси підприємства готівкою, або на рахунок працівника у банку. При цьому чинним законодавством чітко не встановлено терміну розрахунку підприємства-працедавця за авансовими звітами. На що потрібно звернути увагу:

1) статтею 116 КЗпП установлено, що у день звільнення працівника з ним потрібно провести розрахунок. Процедура розрахунку з працівником передбачає, з боку працедавця, погашення всіх заборгованостей, що існують у межах трудових відносин, перед працівником. Оскільки сплата штрафу здійснювалася у межах трудових відносин за розпорядженням підприємства, то заборгованість за затвердженим авансовим звітом потрібно погасити також на дату звільнення працівника;

2) оскільки заборгованість за авансовим звітом не належить до фонду оплати праці відповідно до Інструкції №5 і не є зарплатою працівника, то щодо неї діє загальний термін позовної давності у три роки, встановлений ст. 257 ЦКУ. Цей термін може бути продовжений на підставах, перерахованих у розділі 19 ЦКУ (наприклад, за домовленістю сторін). Проте коли термін давності минає, заборгованість перед працівником стає безнадійною. I тоді кредиторська заборгованість, за якою закінчився термін позовної давності, згідно з пп. «а» пп. 14.1.11 і пп. 135.5.4 ПКУ потрапляє до складу інших доходів у податковому обліку підприємства — платника податку на прибуток (для підприємства — платника єдиного податку — згідно з п. 292.3 ПКУ).

Якщо таку сплату штрафу не відобразити в обліку, є імовірність, що під час податкової перевірки буде виявлено факт сплати штрафу не підприємством, і ДПС справедливо розцінюватиме сплачену суму штрафу як безповоротну фінансову допомогу з відповідними наслідками — донарахуванням податку на прибуток та сплатою штрафних санкцій і пені.