Оплата витрат на відрядження непрацівника підприємства: облік та податкові наслідки

ПДФО та військовий збір

Згідно з пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ до оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо, зокрема, у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або витрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з цим розділом.

При цьому, гарантії, передбачені ст. 121 КЗпП, стосуються виключно працівників підприємства. Окрім цього звільнення від оподаткування вартості проживання проїзду тощо встановлено лише для осіб, які знаходяться у трудових відносинах із таким роботодавцем (абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Таким чином, вартість проживання, проїзду та інших витрат за дружину директора включається до її оподатковуваного доходу і оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%) як додаткове благо.

Натуральний коефіцієнт

Водночас, оскільки такий дохід надається особі у негрошовій формі (у вигляді проживання, проїзду), то для визначення бази оподаткування ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ.

Коефіцієнт обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де:

• К - коефіцієнт;
• Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

У 2019 році такий коефіцієнт становить 1,2195.

Зверніть увагу, що для розрахунку бази оподаткування військовим збором натуральний коефіцієнт не застосовується.

Сплата податку

Перш за все зазначимо, що у разі надання доходу в негрошовій формі  податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок.

Таким чином, фізособа, яка отримала такий дохід (в даному випадку - дружина директора) повинна внести відповідну суму податків (ПДФО та ВЗ) на рахунок або в касу підприємства. Якщо ж підприємство прийме рішення сплатити податок замість такої особи, то сума сплачених податків також потрапить до оподатковуваного доходу і з неї повинен бути також сплачено податок.

Відображення в ф. №1ДФ

Для відображення сум доходу у вигляді додаткового блага у Довіднику ознак доходів передбачено код «126» - додаткове благо. При цьому, у графі 3 та 3а відображається сума доходу із врахуванням натурального коефіцієнту. А у рядку «військовий збір» сума доходу вказується без застосування такого натурального коефіцієнту.

ЄСВ

Базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону  «Про оплату праці», та сума винагороди фізособам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (ч. 1 п. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Оскільки дружина не є працівником підприємства (а отже, і не є в даному випадку застрахованою особою), то ЄСВ на суми отриманого доходу не нараховується.

Бухоблік

Відповідно до положень П(С)БО 16  абсолютно всі витрати мають відображатися в обліку та включатися до фінрезультату. Тобто витрати на поїздку дружини директора, якщо вони були оплачені підприємством також потраплять до витрат такого підприємства.

Таких понять, як «негосподарські  витрати» чи «витрати за рахунок прибутку» в національних стандартах бухобліку немає. Отже, такі витрати за рішенням підприємства можуть бути відображені на будь-якому рахунку витрат бухгалтерського обліку. Проте, зазвичай такі витрати обліковуються на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Нарахування ПДФО та військового збору відображається бухгалтерським записом Дт 685 Кт 641, 642 у сумі нарахованих податків і зборів, а їх відшкодування фізособою (дружиною директора) – Дт 301, 311 Кт 685.