Коли можна списати прострочену дебіторську заборгованість постачальника в обліку?

Бухоблік

Якщо було проведено попередню оплату постачальнику за товари, роботи чи послуги, така оплата відображається записом Дт 371 Кт 311 відповідно до Інструкції №291, хоча практика обліку розрахунків з постачальниками без використання 371 рахунку  також досить розповсюджена. У другому випадку робиться запис - Дт 631 Кт 311. Таким чином, на дебеті субрахунку 371 або 631 обліковується  заборгованість постачальника з постачання товару, робіт, послуг. Вибір субрахунку 371 або 631 не впливає на подальші операції зі списання такої заборгованості.

Далі, якщо постачальник в подальшому не постачає товар, не виконує робіт або не надає послуг, і є впевненість у тому, що ця подія так і не відбудеться, таку дебіторську заборгованість слід списати.

Документально списання дебіторської та кредиторської заборгованості оформлюється бухгалтерською довідкою (як її складати, ми розповідали тут ) .

Для цілей бухобліку згідно із п. 4 П(С)БО 10 безнадійна дебіторська  заборгованість  - це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позивної давності.

Тобто в бухобліку дебіторську заборгованість можна списати вже тоді, коли виникає впевненість в її непогашенні, незалежно від спливу  строку позовної давності. Адже якщо підприємство знає, що заборгованість не буде погашена, вона не відповідає критеріям визнання активу відповідно до ст. 1 Закону про бухоблік: активи – це ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, приведе до отримання економічних вигод у майбутньому. Якщо заборгованість не буде погашена, економічні вигоди не будуть отримані.

Про документальне оформлення списання безнадійної дебіторської заборгованості ми писали тут, зокрема така заборгованість списується за ініціативою кредитора та оформлюється наказом чи розпорядженням керівника (або уповноваженої на це особи).

В бухобліку дебіторська заборгованість списується за рахунок резерву сумнівних боргів. Нарахування резерву сумнівних боргів передбачено П(С)БО 10. 

Окрім цього, на створенні резерву наголошує і Мінфін у листі від 15.10.2010 р. №31-34020-20-16/28057, зазначаючи, що на суму сумнівної заборгованості, яка є фінансовим активом, має створюватися резерв сумнівних боргів.

Що таке фінансовий актив, визначено у п. 4 П(С)БО 13 – зокрема, це контракт, що надає право отримати грошові кошти або інший фінансовий актив від іншого підприємства. Право вимоги грошових коштів від дебітора підпадає під це визначення, а отже, на таку заборгованість слід створювати резерв. Резерв сумнівних боргів можуть не створювати лише бюджетні організації, підприємства, які складають звітність відповідно до МСФЗ та суб’єкти малого та мікропідприємництва.

Згідно з Інструкцією №291 нарахування суми резерву сумнівних боргів відображається за Дт субрахунку 944 «Сумнівні та безнадійні борги» у кореспонденції з Кт рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів». Списання безнадійної дебіторської заборгованості  в даному випадку відображається бухгалтерським записом за Дт рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів» у кореспонденції з Кт субрахунків 371 або 631. У разі недостатності суми нарахованого резерву сумнівних боргів безнадійна дебіторська заборгованість списується до інших операційних витрат, а саме у Дт субрахунку 944 «Сумнівні та безнадійні борги».

Податок на прибуток

Якщо підприємство коригує фінрезультат для цілей оподаткування податком на прибуток відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ, воно повинно враховувати різниці, пов’язані зі списанням дебіторської заборгованості.

Більш докладно щодо податкових різниць на суму нарахованого резерву сумнівних боргів та списання дебіторської заборгованості читайте тут>>

Тут зазначимо, що у податковому обліку дебіторська заборгованість визнається безнадійною лише за умови, якщо вона відповідає одній з ознак безнадійної заборгованості у пп. 14.1.11 ПКУ, зокрема, якщо це:

• заборгованість за зобов’язаннями, щодо яких минув строк позовної давності (тобто для цілей оподаткування слід дочекатися спливу строку позовної давності, на відміну від бухобліку);
• прострочена заборгованість померлої фізичної особи, за відсутності у неї спадкового майна, на яке може бути звернено стягнення (якщо постачальник – ФОП);
• прострочена заборгованість осіб, які у судовому порядку визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими (якщо постачальник – ФОП);
• прострочена понад 180 днів заборгованість особи, розмір сукупних вимог кредитора за якою не перевищує мінімально встановленого законодавством розміру безспірних вимог кредитора для порушення провадження у справі про банкрутство, а для фізичних осіб - заборгованість, що не перевищує 25% мінімальної заробітної плати (у розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року (у разі відсутності законодавчо затвердженої процедури банкрутства фізичних осіб);
• прострочена заборгованість фізичної або юридичної особи, не погашена внаслідок недостатності майна зазначеної особи, за умови, що дії щодо примусового стягнення майна боржника не призвели до повного погашення заборгованості;
• заборгованість, стягнення якої стало неможливим у зв’язку з дією обставин непереборної сили, стихійного лиха (форс-мажорних обставин), підтверджених у порядку, передбаченому законодавством;
• заборгованість суб’єктів господарювання, визнаних банкрутами у встановленому законом порядку або припинених як юридичні особи у зв’язку з їх ліквідацією.

У контексті цих ознак факт прострочення заборгованості визначається за умовами договору, у яких прописані строки та порядок її погашення.

Висновки:

1. У бухобліку дебіторська заборгованість визнається безнадійною на дату, коли стало відомо про те, що вона не буде погашена. На цю дату вона виключається зі складу активів та списується.
2. У податковому обліку дебіторська заборгованість визнається безнадійною тоді, коли настане одна з ознак, перерахованих у пп. 14.1.11 ПКУ.