Документ про оплату оформлено на працівника: чи можна компенсувати понесені витрати?

З суті запитання випливає, що директор власними коштами розрахувався з нотаріусом  за вчинення нотаріальних дій. Своєю чергою, документи про оплату було оформлено на нього як на фізособу без вказівки на підприємство.

Відповідно  до ст. 1159 ЦКУ особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано.

Згідно із ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, працівнику, який учинив дії в майнових інтересах підприємства без його доручення, надано право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте, якщо працівник за першої ж нагоди не повідомив керівнику про свої дії, то він своє право втрачає (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).

Тобто, працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, повинен при першій нагоді повідомити про свої дії роботодавця. Зробити він це може за допомогою авансового звіту з доданими до нього оригіналами документів, які підтверджують понесені витрати. При цьому важливо, щоб документи містили відомості про те, що покупцем товарів (робіт/послуг) є саме підприємство (а не працівник).

Отже, в оптимальному випадку оформлюється договір доручення, працівник виконує цивільно-правову дію, надає документи, які оформлено на підприємство, підприємство компенсує йому витрачені кошти. Якщо ж документи оформлено персонально на фізособу, а не на підприємство, то у випадку компенсації понесених працівником витрат, підприємство формує оподатковуваний дохід для такого працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Таким чином, підтверджуючі документи, які надано з авансовим звітом, мають бути оформлено саме на підприємство. При цьому,  якщо аванс не видавався бажано при цьому складати договір доручення. У такому випадку підприємство може відшкодувати понесені працівником витрати без виникнення ризику нарахування ПДФО та ВЗ.