Надання щорічних відпусток за графіками чи на підставі заяв працівників має оформлятися наказом керівника підприємства. Для цього можна використати типову форму №п-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
Деякі підприємства використовують іншу форму наказу. Чи є це правомірно?
Мінпраці вважає, що ні. Принаймні такого висновку можна дійти, аналізуючи лист від 13.05.2010 р. №140/13/116-10. У ньому зазначено, що пунктом 1.6 Інструкції №286 передбачено, що форми державних статистичних спостережень на підприємствах заповнюються на основі типових форм первинної облікової документації. До таких типових форм, як зазначено вище, належить і наказ за формою №п-3.
Тож не дивно, що у роз'ясненнях Мінпраці зазначає саме цю, типову форму наказу. Наприклад, у листі від 22.11.2010 р. №235/06/186-10 зазначено, що підтвердженням перебування працівниці у відпустці по догляду за дитиною є саме ця типова форма.
Згідно з типовою формою у наказі про надання відпустки мають бути зазначені прізвище, ім'я та по батькові працівника, якому надається відпустка, назва структурного підрозділу, назва професії (посади), вид і період відпустки.
Законодавством не передбачено зазначення у наказі про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку відомостей про дитину, для догляду за якою надається відпустка, у т. ч. дати народження, прізвища, ім'я та по батькові, статі дитини. Ці відомості органи праці і соціального захисту отримують зі свідоцтва про народження дитини, копія якого подається разом з копією або витягом з наказу про надання відпустки.