Архівація бухгалтерських документів у 2026 році: строки та алгоритм дій (аудіоверсія)

Терміни зберігання документів

Порядок та вимоги до зберігання документів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів на підприємстві регламентуються приписами ст. 44 ПКУ та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, які є обов’язковими для виконання усіма суб’єктами господарювання.

Мінімальні строки зберігання документів є диференційованими та складають 

• 2555 днів для документів необхідним для здійснення податкового контролю щодо трансферного ціноутворення та оподаткування доходів нерезидентів, 
• 1825 днів для первинних та бухгалтерських документів та інших документів пов’язаних з обчисленням та сплатою податків та зборів, 
• 1095 днів для документів до яких не застосовуються попередні вимоги та пов’язаних з виконанням вимог іншого, контроль за якими позакладений на податкову.

При цьому, документи пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше зазначених вище строків.

Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації)" та "Документи та інформація, на які поширюються ст. 39, 39-2 ПКУ, зберігаються не менше 7 років" конкретизують строки зберігання бухгалтерської документації (пп. 2.11 Переліку №578).

Таким чином ключовим диференціатором строків є встановлення переліку документів, що розглядаються до знищення, а також визначення чи є вказані документи пов’язаними з обрахунком та сплатою податків та зборів. Очевидним, що договори, первинні документи, в деяких випадках навіть листування з контрагентом можуть бути пов’язані з обчисленням та сплатою податків. А відтак рекомендуємо розглядати знищення останніх після одночасного виконання двох вимог, закінчення строків визначення пп.44.3 ПКУ та проведення перевірки контролюючим органом або закінчення строків давності для проведення такої перевірки за період, в який вказані документи можуть бути використанні для підтвердження правомірності обчислення податків та зборів.

Обрахунок строку зберігання

Відлік строку зберігання обраховуються з дня подання податкової звітності для складання якої використовуються вказані документи, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії). Для інших документів облік строків розпочинається з першого січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року (пп.2.10 Переліку №578).

При цьому розрахунок строку зберігання продовжуються на період зупинення відліку строку давності, а саме: на період заборони проведення перевірки; зупинення, продовження або перенесення строків проведення перевірки; неможливості проведення перевірки, що підтверджується складанням акту про неможливість проведення перевірки або недопущенням до перевірки.

Неможливо оминути й той факт, що зупинення строків давності було встановлено внаслідок ведення карантину з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19) та в подальшому введення воєнного стану в період з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року (включно) (п.52 та п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ).

Враховуючи зазначене для обрахунку строків необхідно визначити початкову дату такого обрахунку для кожного документу, а сам розрахунок проводити з урахуванням  строків зупинення. 

Алгоритм дій

1. Визначити перелік документів, які підлягають дослідженню на предмет знищення
2. Визначення коли декларацій з усіх податків та зборів, з якими були пов’язані вказані документи. 
3. Визначити початкову дати відліку (дата подання найпізнішої декларації, що пов’язана з досліджуваними документами).
4. Визначити перевірки, що були проведені за період та наявність оскаржуваних податкових повідомлень – рішень.
5. Визначити перелік зупинення строків обрахунку.
6. Обрахувати строк з усіма обмеженнями та зупиненнями.
7. Провести експертизу цінності, сформованою експертною комісією.
8. Прийняти рішення про доцільність знищення.

До прикладу розглянемо питання щодо знищення договору поставки та видаткових накладних, які пов’язані з обчисленням об’єкту оподаткування податку на прибуток за І квартал 2015 рік. Для цього визначаємо початкову дату обрахунку, якою буде дата подання відповідної податкової декларації (10.05.2015), за умови, що платником податків не подавались в подальшому уточнюючи декларації, оскільки в такому разі датою буде вважатись – дата подання такої уточнюючої декларації або вказані документи не були пов’язані з формуванням від’ємного значення з ПДВ. Визначимо, що вказані документи також не стосуються трансфертного ціноутворення та щодо вказаних взаємовідносин не проводились податкові перевірки.

При цьому слід врахувати, що в період 10.05.2015 по 10.05.2018 рр. діяла норми п.44.3 ПКУ та строк зберігання складав 1095 днів, а норма Переліку №578 дозволяла знищення документів після проведення перевірки за вказаний період (п.2.11 Переліку №578).

Таким чином, документи, що підлягали нашому дослідженню могли бути знищенні після 10.05.2018 р. за умови, що вказаний період був перевірений.

Також до прикладу розглянемо варіант, коли за вищезазначених умов договір та первинні документи пов’язані з обчисленням об’єкту оподаткування податку на прибуток за І квартал 2017 року. В такому разі строк обрахунку розпочинається 10.05.2017 та до дати зупинення (18.03.2020 р.) пройшло 1044 днів. В свою чергу враховуючи той факт, що строк зберігання документів з 1095 днів до 1825 був змінений з 28.04.2023 р., тобто в період зупинення, то після поновлення строків (01.08.2023 р.) потрібно обрахувати ще 781 день. 

Таким чином дата мінімального строку зберігання буде становити 20.09.2026 р.

Висновки

• Ключовим диференціатором строків є встановлення переліку документів, що розглядаються до знищення, а також визначення чи є вказані документи пов’язаними з обрахунком та сплатою податків та зборів;
• З метою визначення мінімальних строків зберігання документів необхідно визначити початкову дату обліку, а обрахунок здійснювати з урахуванням зупинення перебігу строків;
• Знищення документів можливо виключно після експертизи цінностей.