Механізм відкриття і закриття рахунку в системі електронного адміністрування ПДВ визначено Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16.10.2014 р №569.
Згідно з п. 2 цього Порядку електронний рахунок - рахунок, відкритий платнику податку в Казначействі, на який платником перераховуються кошти з власного поточного рахунку в сумах, необхідних для збільшення розміру суми, на яку платник податку має право зареєструвати податкові накладні або розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН), а також у сумах, недостатніх для сплати до бюджету узгоджених податкових зобов'язань з цього податку.
Пунктом 5 Порядку №569 встановлено, що електронні рахунки відкриваються виключно на підставі реєстру платників податків, який Державна фіскальна служба після присвоєння особі індивідуального податкового номера платника податків надсилає Казначейству. При цьому для кожного платника податків Казначейством відкривається один електронний рахунок.
Якщо реєстрація в ЄРПН податкових накладних та розрахунків коригування в період до 1 липня 2015 відбувалася без обмеження суми податку (обчислювалася відповідно до пункту 200¹.3 статті 200.1 ПКУ) - тобто без поповнення рахунку в системі електронного адміністрування ПДВ, то сплата задекларованих податкових зобов'язань за звітні періоди починаючи з лютого 2015 відбувається вже за новою схемою — з електронного рахунку Системи адміністрування ПДВ, а не за звичною раніше схемою.
Тобто для своєчасної сплати ПДВ Вам необхідно зарахувати відповідну суму коштів у розмірі задекларованих податкових зобов'язань на власний ПДВ-рахунок, з якого ці кошти Казначейством будуть автоматично перераховані в бюджет.
Поповнення власного ПДВ-рахунка здійснюється самостійно з власних поточних рахунків, відкритих в будь-якому банківській установі.
Перерахувати грошові кошти на електронний ПДВ-рахунок необхідно не пізніше граничного строку, встановленого для самостійної сплати податкових зобов'язань. Наприклад, для сплати податкових зобов'язань за звітний період вересень 2015 грошові кошти на рахунок повинні надійти не пізніше 30 жовтня 2015 року.
Якщо ж сталося так, що Ви у встановлені терміни не забезпечили наявність на своєму рахунку необхідної суми для сплати податку в повному обсязі, до бюджету буде перерахована сума в межах залишку коштів на Вашому ПДВ-рахунку, а не сплачений залишок задекларованих податкових зобов'язань отримає статус податкового боргу.
Казначейство, зі свого боку, веде облік таких неоплачених зобов'язань і виробляє автоматичне перерахування до бюджету всіх коштів, що перераховуються Вами з власного поточного рахунку на електронний рахунок ПДВ до моменту сплати повної суми зобов'язань.
Крім цього, слід враховувати, що розрахунки з бюджетом у зв'язку з поданням уточнюючих розрахунків, сплата податкових зобов'язань, визначених контролюючим органом, та сплата штрафних санкцій та пені здійснюються в бюджет не електронного рахунку ПДВ, а з власного поточного рахунку.
Для того, щоб дізнатись про стан електронного ПДВ-рахунку, Вам потрібно надіслати відповідний запит до фіскальної служби. З отриманої відповіді можна дізнатись списали чи ні кошти в рахунок задекларованого зобов’язання з ПДВ.
Наприклад, стан електронного ПДВ-рахунку буде відображено в графі 1 табличної частини відповіді про стан рахунку в системі електронного адміністрування. Але цю інформацію можна отримати тільки на певну дату і час (дату і час подання запиту). Зміну залишку по такому ПДВ-рахунку протягом певного періоду від слідкувати можна лише шляхом подання такого запиту кілька разів.