Документування та ПДВ при роздачі брендованих календарів

Безоплатна роздача брендованих календарів контрагентам (покупцям, партнерам) класифікується як рекламний захід, спрямований на стимулювання збуту. Податкові наслідки такої операції залежать від документального оформлення та обраної підприємством стратегії.

ПДВ

Згідно з пп. 14.1.191 ПКУ, безоплатна передача товарів прирівнюється до операцій з постачання. На практиці склалися два підходи до оподаткування таких операцій.

Варіант 1. Фіскальний (безпечний)

Цей підхід передбачає нарахування ПДВ, що відповідає прямій нормі пп. 188.1 ПКУ. Оскільки договірна ціна роздачі дорівнює нулю, база оподаткування визначається не нижче ціни придбання календарів (або звичайної ціни — для самостійно виготовленої продукції).

У цьому випадку підприємство складає дві податкові накладні:

1. На суму постачання 0 грн. Складається на отримувача (якщо він платник ПДВ) або на неплатника (тип причини «02») — якщо роздача здійснюється невизначеному колу осіб чи контрагентам-неплатникам;
2. На суму перевищення ціни придбання над договірною (мінбаза). Складається з типом причини «15». У рядках, відведених для даних покупця, підприємство зазначає власні дані.

Важливий нюанс: «Компенсуючі» податкові зобов'язання згідно з пп. 198.5 ПКУ в цьому разі не нараховуються, оскільки роздача календарів є частиною господарської діяльності (рекламою), а податкові зобов'язання вже нараховані за пп. 188.1 ПКУ.

Варіант 2. Оптимізаційний (сміливий)

Цей підхід базується на твердженні, що роздача календарів не є окремою операцією постачання, а їх вартість вже включена до собівартості (ціни) основних товарів, які реалізує підприємство. Відповідно, ПДВ сплачується у складі ціни основного товару.

За такого підходу податкові накладні на роздачу календарів не складаються. Однак цей варіант несе податкові ризики, оскільки під час перевірок контролери часто наполягають на застосуванні п. 188.1 ПКУ. Застосовувати цей метод рекомендується лише за умови отримання власної Індивідуальної податкової консультації (ІПК). Наприклад, цей спосіб описується в ІПК від 30.06.2020 р. №2607/ІПК/13-01-04-01-10.

Документальне оформлення

Для підтвердження зв’язку витрат із господарською діяльністю та обґрунтування рекламного характеру роздачі (незалежно від обраного варіанту ПДВ) необхідний такий пакет документів:

1. Наказ керівника про проведення рекламної акції. У документі слід чітко зазначити мету (популяризація бренду, просування товарів на ринку), період проведення, коло отримувачів та відповідальних осіб;
2. План (програма) та кошторис витрат. Містить інформацію про кількість календарів, їх вартість та плановий порядок розповсюдження;
3. Видаткові накладні (або акти прийому-передачі) на відпуск календарів зі складу відповідальній особі.
4. Звіт про проведення рекламної акції. Підтверджує факт виконання запланованих заходів та фактичну роздачу матеріалів;
5. Акт на списання. Документ, на підставі якого вартість розданих календарів списується на витрати (рахунок 93 «Витрати на збут»).

Особливості оформлення для «Оптимізаційного варіанту»

Якщо підприємство вирішить не нараховувати ПДВ (Варіант 2), документальне обґрунтування має бути бездоганним:

1. Наказ про облікову політику: Має містити пункт про те, що витрати на розповсюдження сувенірної продукції є складовою витрат на збут і враховуються при ціноутворенні;
2. Калькуляція ціни: Необхідно мати розрахунки, які підтверджують, що у відпускну ціну товарів закладено відсоток на маркетингові витрати (рекламу);
3. Формулювання в наказі: У наказі про рекламну акцію доцільно зазначити: «Вартість рекламних матеріалів включена до вартості готової продукції (товарів), що реалізується підприємством, та компенсується покупцями».

Звертаємо увагу! Найбезпечнішим для бухгалтера є нарахування ПДВ виходячи з ціни придбання календарів (Варіант 1). Це нівелює ризики спорів із ДПС. Якщо ж суми ПДВ є значними і підприємство готове обстоювати позицію «включення у вартість», радимо попередньо заручитися підтримкою податківців у вигляді ІПК.

Висновки:

1. Безоплатна роздача брендованих календарів контрагентам є рекламним заходом. Найбезпечніший підхід (Варіант 1) — нарахування ПДВ за пп. 188.1 ПКУ на основі ціни придбання з випискою двох податкових накладних, без додаткових зобов’язань за пп. 198.5 ПКУ;

2. Оптимізаційний підхід (Варіант 2) — не нараховувати ПДВ, вважаючи вартість календарів включеною до ціни основних товарів, але це ризиковано і рекомендується лише з індивідуальною податковою консультацією (ІПК); 

3. Незалежно від варіанту ПДВ, операцію необхідно документально підтвердити наказом про акцію, кошторисом, видатковими накладними, звітом та актом списання; для Варіанту 2 потрібне додаткове обґрунтування в обліковій політиці та калькуляціях.