Списання ПДВ та кредиторської заборгованості за нереєстрованою ПН

Ситуація, коли покупець не сплачує повну суму вартості товару, прив'язавши остаточний розрахунок до факту реєстрації податкової накладної (ПН), вимагає чіткого визначення моменту, коли втрачені суми слід списати на витрати та доходи. Розглянемо порядок дій у вашій ситуації, коли з 15.09.2024 по 06.10.2025 ПН не зареєстрована, і 365-денний строк для включення до податкового кредиту (ПК) минув.

Етап 1. Списання втраченої суми ПДВ (податкового кредиту)

Сума вхідного ПДВ у розмірі 2000 грн, на яку не була зареєстрована ПН, була попередньо відображена в бухгалтерському обліку, але не потрапила до складу податкового кредиту.

Дата списання ПДВ на витрати

Загальне правило встановлює, що право на відображення податкового кредиту зберігається протягом 365 календарних днів з дати складення ПН (пп. 198.6 ПКУ). Відсутність реєстрації ПН протягом цього терміну означає остаточну втрату права на податковий кредит. Відтак слід орієнтуватися на такі дати:

• Дата складання ПН (відвантаження): 15.09.2024;
• Останній день для включення до ПК: 15.09.2025 (365-й день);
• Дата списання: Сума ПДВ списується на витрати на 366-й день з дати складення ПН, оскільки право на ПК вже втрачено.

Таким чином, у вашій ситуації, датою остаточної втрати права на ПК та датою списання суми ПДВ на витрати є 16.09.2025 р.

Бухгалтерський облік та документ для списання

Сума ПДВ, що не підтверджена зареєстрованою ПН, обліковується на субрахунку 644 (ПДВ, за яким відсутня зареєстрована податкова накладна) до моменту спливу 365 днів. Після закінчення цього терміну (16.09.2025) сума списується на інші операційні витрати:

• Дт 949 Кт 644 – 2000 грн.

Списання може бути здійснено на підставі бухгалтерської довідки, у якій необхідно обґрунтувати втрату права на податковий кредит через сплив встановленого терміну у 365 днів (пп. 198.6 ПКУ).

Етап 2. Списання кредиторської заборгованості та відображення доходу

Кредиторська заборгованість у розмірі 2000 грн (сума ПДВ) є "завислою", оскільки її сплата була обумовлена реєстрацією ПН. Оскільки ПН не зареєстрована і термін для отримання ПК минув, зобов’язання з оплати цієї частини припиняється. Ця сума, по суті, залишається у покупця як наслідок невиконання продавцем умов договору щодо реєстрації ПН.

Дата списання кредиторської заборгованості та відображення доходу

Дата списання кредиторської заборгованості повинна бути пов’язана з моментом, коли покупець відповідно до умов договору остаточно може не сплачувати 20% вартості товару.

Оскільки умова оплати була безпосередньо пов’язана з можливістю отримати податковий кредит, моментом припинення зобов'язання доцільно вважати момент остаточної втрати права покупця на ПК.

Дата списання: 16.09.2025 р. (366-й день з дати складення ПН).

Припчому прив'язки до спливу строку позовної давності щодо цієї суми не буде, оскільки не настав строк виконання зобов’язання, обумовлений договором).

Бухгалтерський облік та документ для списання

На суму кредиторської заборгованості, зобов'язання з оплати якої припиняється, покупець має визнати інший операційний дохід:

• Дт 631 Кт 719 – 2000 грн.

Списання заборгованості та визнання доходу також може оформлюватися бухгалтерською довідкою, у якій зазначається обґрунтування відповідно до умов договору (що зобов’язання з оплати не настає до реєстрації ПН) та факту втрати права на ПК через сплив 365-денного строку.

Зведена таблиця списань за даними прикладу:

Висновки:

Списання ПДВ на витрати: Втрачений податковий кредит (2000 грн) списується на витрати 16.09.2025 (366-й день) на підставі бухгалтерської довідки через сплив 365-денного строку (пп. 198.6 ПКУ). 

Списання кредиторської заборгованості: Заборгованість (2000 грн) списується та відображається як дохід 16.09.2025 на підставі бухгалтерської довідки, оскільки зобов’язання припиняється через нереєстрацію ПН і втрату права на ПК;

Прив’язка до договору: Момент списання обох сум (ПДВ і заборгованості) пов’язаний із втратою права на податковий кредит (365 днів), що відповідає умовам договору.