Оплата послуг Navan з корпоративної картки: ПДВ та податок з доходів нерезидента

Загальні положення

Navan — програмне забезпечення, що дозволяє користувачам бронювати, переглядати та керувати діловими поїздками та витратами.

Через додаток або сайт Navan надає послуги збронювання – пошук та бронювання через додаток або сайт, відстеження мандрівників, підтримка 24/7 (п. 1.3 Умов використання Navan).

При бронюванні Navan використовує алгоритм, який враховує такі фактори, як політика клієнтів, профілі та поведінка користувачів, поточні ринкові умови, перевищення цін, доступність і суми винагород, сортування результатів туристичних послуг, наявність спеціальних продуктів і знижок або інші функції. Navan надає перелік компаній, спрощує бронювання, передаючи дані клієнта, проте не несе відповідальність за надання туристичних послуг і не гарантує правильність будь-яких матеріалів, інформації або результатів, наданих клієнту постачальниками туристичних послуг або від них (пп. 5.2.1 Умов використання Navan).

І це дуже важливо для ідентифікації послуги, що надає Navan. Таке бронювання є суто інформаційною послугою, що представлена як підбір варіантів за вимогами клієнта. Navan не виступає як посередник і не бере додаткових обов’язків щодо виконання угоди між замовником та безпосереднім постачальником послуг.

Відповідно до Умов використання Navan клієнту не передаються права власності чи користування щодо самого програмного забезпечення. Результатом співпраці є лише послуга, яку надають співробітники Navan, що реалізується через сайт або додаток Navan:

керування витратами - функціональні можливості сайту/додатку, що дозволяють відзвітувати за витратами та подати їх на відшкодування (пп. 1.15 Умов використання Navan):

• Navan Connect – імпорт транзакцій карток клієнта від Card Networks, що дозволяє реалізувати послугу керування витратами (пп. 1.13 Умов використання Navan);
• платіжні послуги - отримання та використання комерційних платіжних карток для ділових витрат (пп. 1.16 Умов використання Navan);
• послуги впровадження - налаштування та запуск послуг Navan (пп. 1.10 Умов використання Navan);
• послуги моніторингу та оцінки – послуги для організації зустрічей і подій, зокрема оцінка витрат на проїзд, бронювання групових поїздок та інші адміністративні чи управлінські послуги (пп. 1.12 Умов використання Navan).

Для отримання доступу до функцій послуг клієнту необхідно зареєструвати «Обліковий запис роботодавця» на сайті або в додатку Navan (пп. 2.1 Умов використання Navan).

Перелік послуг, які надаються кожному користувачеві, буде викладено в замовленні на надання послуг (пп. 4.2 Умов використання Navan).

Тобто ТОВ в замовленні визначить кількість користувачів і перелік послуг, які буде використовувати і за які буде утримуватися плата. 

Пунктом 6.3 Умов використання Navan визначено, що усі платежі мають бути призначені для комерційних цілей, тобто в Navan реалізовано додаткову функцію контролю за витратами.

Спосіб оплати та документальне оформлення

Під час реєстрації клієнт надає Navan інформацію про свій банківський рахунок для здійснення платежу. Клієнт погоджується з тим, що Navan може зберігати таку інформацію про банківський рахунок і що платежі за комісії здійснюються відповідно до методу оплати, зазначеного у відповідному замовленні на надання послуг. Тобто ТОВ може проводити оплату через поточний рахунок або корпоративні картки, все залежить від того який метод оплати буде обрано та зафіксовано у замовленні.

Якщо буде обрано оплату з банківського рахунку, а не автоматичне списання з корпоративної картки, то клієнт оплачує всі комісії. Тобто у ТОВ виникає додаткова стаття витрат.

Для проведення банківського платежу Navan надає рахунок -фактуру за день до дати оплати (Розділ 8У мов використання Navan). В цьому випадку саме рахунок-фактура за умови його оплати буде підтверджуючим документом. Більш детально див. тут.

Зауважимо, що компанія Navan надає клієнту звіт із переліком витрат, понесених протягом звітного періоду через електронне сповіщення та розповсюдження виписок електронною поштою.

У разі автоматичного списання коштів з корпоративної картки працівника за послуги Navan, зокрема плата за використання платформи щодо бронювання, підтверджуючим документом може бути акт чи рахунок-фактура, а у разі їх відсутності звіт із переліком витрат, надісланий Navan на електронну пошту ТОВ за умови ідентифікації господарської операції і сторін угоди ( ст. 207 ЦКУ). Такі витрати можна буде включити до складу витрат для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток за курсом на дату списання коштів з корпоративної картки.

Документи для підтвердження витрат на проживання та квитки – це документи, які надаються безпосередньо постачальником послуг з проживання і перевезення (див. лист ДПС від 13.06.2018 р. №2584/6/99-99) 

ПДВ

Об'єктом оподаткування ПДВ є постачання послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, відповідно до статті 186 ПКУ (пп. «б» п. 185.1 ПКУ).

Як було зазначено раніше, Navan надає послуги з надання інформації та інших послуг у сфері інформатизації, у тому числі з використанням комп'ютерних систем. Місцем постачання таких послуг відповідно до пп. «в» пп. 186.3 ПКУ. є місце реєстрації одержувача. У даному  випадку це митна територія України, тому операція підпадає під об’єкт оподаткування ПДВ.

Оскільки Navan є нерезидентом (США), не зареєстрованим в Україні, то отримувач послуг як агент повинен нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до ст. 208 ПКУ, а також п. 180.2 ПКУ.

Відповідно до п. 190.2 ПКУ для послуг, які постачаються нерезидентами на митній території України, базою оподаткування є договірна (контрактна) вартість таких послуг з урахуванням податків та зборів, за винятком ПДВ, що включаються до ціни постачання відповідно до законодавства. Визначена вартість перераховується в національну валюту за валютним (обмінним) курсом НБУ на дату виникнення податкових зобов'язань. У разі отримання послуг від нерезидентів без їх оплати база оподаткування визначається, виходячи із звичайних цін на такі послуги без урахування податку.

Прямої заборони ПКУ не містить щодо складання зведених ПН на нерезидента. Проте, у своїй ІПК від 10.02.2021 р. №478/ІПК/99-00-21-03-02-06 податківці визначили, що таке право відповідно до пп. 201.4 ПКУмає лише постачальник – платник ПДВ, а при імпорті послуг постачальником є нерезидент-неплатник. Тому для уникнення додаткових ризиків ПН потрібно буде складати в загальному порядку за правилом першої події.

Пунктом 8.4 Умов використання Navan визначено, що комісія не включає податки, збори, такі як ПДВ. Клієнт несе відповідальність за сплату всіх податків, пов’язаних із придбанням ним послуг, включаючи будь-які відсотки та/або штрафи внаслідок несплати податків. 

Податок з доходів нерезидента

Доходи, отримані нерезидентом із джерелом їх походження з України, оподатковуються у порядку і за ставками відповідно до пп. 141.4.1 ПКУ. Відповідно доп. «к» пп. 141.4.1 ПКУ до таких доходів відносяться інші доходи від провадження нерезидентом господарської діяльності на території України, крім доходів у вигляді виручки або інших видів компенсації вартості товарів, виконаних робіт, наданих послуг, переданих, виконаних, наданих резиденту (постійному представництву іншого нерезидента) від такого нерезидента, у тому числі вартості послуг із міжнародного зв’язку чи міжнародного інформаційного забезпечення. 

Тобто послуги з надання інформації не оподатковуються податком з доходів нерезидента.

Проте, ТОВ необхідно звернути увагу на пп. 8.4 Умов використання Navan:

«Якщо згідно з законодавством Navan зобов’язана збирати та сплачувати податки, за які несе відповідальність клієнт, то ТОВ отримає окремо рахунок- фактуру щодо таких податків, якщо не буде надано довідку про звільнення від податків із замовленням».

Оскільки між Україною та урядом США є Конвенція про уникнення подвійного оподаткування, то ТОВ доцільно разом із замовленням послуг подати довідку, що ТОВ є резидентом країни учасниці даної Конвенції та отримати її від Navan.

Щодо податків, які стягуються або застосовуються до купівлі чи продажу туристичних послуг, Navanвідображатиме такі податки в рахунках-фактурах та/або у звітності, доступній клієнту на сайті Navan, і клієнт несе відповідальність за їх сплату.

Оплата корпоративною карткою

Згідно з пп. 2 пп. 109 Положення №5 юрособам з КПК дозволено здійснювати розрахунки за одним зовнішньоекономічним договором (контрактом) в один операційний день, операція за яким не перевищує незначний розмір.

Незначний розмір валютної операції – це розмір валютної операції (в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на дату здійснення операції), який є меншим за розмір, передбачений ст. 20 Закону "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (пп. 2 п. 2 Положення №2).

Незначний розмір валютної операції — це розмір операції (в еквіваленті за офіційним курсом НБУ), який є меншим ніж 400 тис. грн.

Тож за допомогою корпоративної картки дозволено здійснювати розрахунки за одним ЗЕД-договором за один операційний день на суму до 400 тис. грн. Аналогічна думка зазначена у листі НБУ від 21.06.2019 р. №40-0006/32346.