Прощение суммы займов, выданных сотрудникам: налоговые последствия

Предприятие может выдавать своим сотрудникам займы. Выдача займа сопровождается оформление договора. Отношения предприятия и сотрудника в отношении займа, являются не  трудовыми, а гражданско-правовыми отношениям, поэтому регулируются Гражданским кодексом Украины (далее – ГКУ).

Обычно предприятия предоставляют сотрудникам беспроцентные займы (поскольку предоставление процентных займов является финансовой услугой, требующей наличия лицензии). Поэтому условие о беспроцентности займа, предоставленного предприятием, должно быть обязательно указано в таком договоре (если в договоре вообще ничего не указано по поводу уплаты заемщиком процентов, считается, что ежемесячная уплата таких процентов является обязательной, а размер таких процентов устанавливается на уровне учетной ставки НБУ – см. ст. 1018 ГКУ).  

Также договор займа должен содержать информацию о сумме займа, сроке и порядке ее возврата, обеспечение обязательств, ответственность сторон за нарушение условий договора.

Налоговые последствия для предприятия и для сотрудника

Выдача займа

В налоговом учете беспроцентный денежный заем, предоставляемый предприятием-резидентом, которое не является финансовым учреждением, соответствует  определению термина «возвратная финансовая помощь». В Налоговом кодексе Украины (далее – НКУ) используется такой термин, как заем, однако он имеет иное, нежели в ГКУ, специальное определение (см. пп. 14.1.267 НКУ).

Согласно пп. 14.1.257 НКУ, возвратная финансовая помощь - это сумма средств, поступившая налогоплательщику в пользование по договору, который не предусматривает начисление процентов или предоставление других видов компенсаций в виде платы за пользование такими средствами, и является обязательной к возврату.

При выдаче предприятием возвратной финпомощи сотруднику, согласно пп. 165.1.31 НКУ, ее сумма не включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода налогоплательщика. Не является сумма займа и базой для начисления ЕСВ (см. ст. 7 Закона про ЕСВ).

Для предприятия, выдача займа не приводит к налоговым последствиям, так как:

• не отображается ни в составе доходов, ни в составе расходов, согласно П(С)БУ 15 и 16;
• не является объектом обложения НДС (согласно п. 185.1 НКУ).

Прощение займа предприятием

Если предприятие решает аннулировать данный займ по собственному решению до окончания срока исковой давности, то, согласно пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ, невозвращенная сумма включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода сотрудника как дополнительное благо. Однако существует два варианта обложения НДФЛ и военным сбором такого дохода – предприятием как налоговым агентом и самим работником самостоятельно. Также существует предельная сумма долга, которая при прощении не облагается НДФЛ (и, соответственно, военным сбором).

Если сумма долга не превышает 50% размера минимальной заработной платы на начало года, в котором происходит его прощение, то сумма такого прощенного долга не облагается НДФЛ и военным сбором. В 2016 году такая предельная сумма составляет 689 грн. 

Если сумма долга больше, то возможны два варианта.

Если предприятие сообщает сотруднику о прощении займа, оно не выступает налоговым агентом, соответственно уплата НДФЛ должна осуществляться самостоятельно налогоплательщиков по результатам годовой декларации о доходах. Уведомить сотрудника можно одним из предложенных НКУ способов:

• путем направления заказного письма с уведомлением о вручении;
• путем заключения соответствующего договора;
• путем предоставления должнику под роспись лично уведомления о прощении (аннулирования) долга.

Однако, несмотря на отсутствие налогообложения, суммы прощеных займов предприятие должно отобразить в отчете №1ДФ с кодом признака дохода 126.

Если предприятие не уведомляет сотрудника о прощении долга одним из способов, указанных выше, оно обязано, как налоговый агент, начислить из суммы такого долга НДФЛ и военный сбор. В случае с сотрудником, суммы таких налогов удерживаются из других доходов, получаемых сотрудником на предприятии (поскольку сам налогооблагаемый доход – заем был выдан ранее). 

Обратите внимание: независимо от того, облагаются ли суммы прощенного долга или нет, предприятие обязано отразить их в отчете по форме №1ДФ. При этом в разделе І отчета сумма такого долга отражается (в 2016 году):

• с признаком дохода 127, если сумма прощенного долга не превышает 689 грн;
• с признаком дохода 126, если сумма прощенного долга превышает 689 грн.

См. консультацию налоговиков по данному поводу: Як оподатковується та відображається в формі №1-ДФ дохід у вигляді прощеного кредитором боргу.

При прощении суммы займа, в своем учете, предприятие должно отнести данные суммы в состав бухгалтерских расходов (субсчет 944, или же 38, если предприятие ранее создало резерв сомнительных долгов). Если предприятие имеет годовой доход за предыдущий отчетный год менее 20 млн грн, то данные расходы будут включены в состав налоговых расходов и корректировки финансового результата до налогообложения применяться не будут.

Однако, если предприятие обязано или добровольно корректирует финансовый результат до налогообложения, следует учитывать нормы пп.  139.2.1 НКУ. Поскольку финансовый результат до налогообложения увеличивается на сумму расходов от списания дебиторской задолженности, которая не соответствует признакам, определенным пп. 14.1.11 НКУ, сверх суммы резерва сомнительных долгов.  А сумма долга, аннулированного (прощенного) кредитором по самостоятельному решению до истечения срока давности как раз не соответствует указанным признакам.