Несвоєчасне повернення підзвітних сум у 2026 році: оподаткування, утримання із зарплати та ризики при звільненні працівника

Відповідно до норм податкового законодавства, якщо підзвітна особа порушує встановлені терміни звітування та не повертає залишок невикористаного авансу, така сума автоматично трансформується в її оподатковуваний дохід. Згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, такі кошти класифікуються як надміру витрачені.

Базою для нарахування податків є та частина виданого авансу, яка не перекривається коректно оформленими підтвердними документами і не була здана до каси чи на банківський рахунок роботодавця (пп. 170.9.1 ПКУ).

Збереження боргових зобов'язань

Перш за все варто наголосити: визнання неповернутих коштів доходом працівника та утримання з них податків жодним чином не анулює його фінансовий борг перед підприємством. Працівник все одно зобов’язаний повернути тіло непогашеного авансу в повному обсязі, при цьому стягнуті з нього податкові платежі поверненню чи компенсації не підлягають.

Механізм розрахунку податків

Для коректного обчислення податкових зобов'язань застосовуються різні правила для податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору (ВЗ):

ПДФО (18%)

Оскільки працівник фактично отримав дохід "на руки" у чистому вигляді, базу оподаткування ПДФО необхідно визначати із обов'язковим застосуванням так званого "натурального" (або підвищувального) коефіцієнта. При поточній ставці 18% цей коефіцієнт становить 1,219512.

Військовий збір (5%)

Базою для утримання ВЗ є номінальна сума своєчасно не повернутих коштів. Тобто застосовувати підвищувальний коефіцієнт для розрахунку військового збору не потрібно.

У додатку 4ДФ об’єднаної звітності такий специфічний дохід фіксується з використанням ознаки «118» (сума доходу при цьому вказується вже з урахуванням застосованого "натурального" коефіцієнта).

Джерела утримання та порядок сплати

Роботодавець, виконуючи функції податкового агента, зобов'язаний утримати розраховані суми ПДФО та ВЗ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (найчастіше це робиться за рахунок поточної заробітної плати). Перерахування цих податків до бюджету відбувається синхронно з виплатою доходу, з якого вони були утримані. Якщо зарплати за один місяць не вистачає для повного покриття податків, утримання продовжується в наступних звітних періодах аж до повного погашення суми.

Алгоритм дій у разі звільнення працівника

Якщо особа, яка має такий "підзвітний" дохід, звільняється, роботодавець повинен утримати необхідні податки під час проведення остаточного розрахунку за рахунок останніх виплат. Якщо ж належних звільненому працівнику коштів виявляється недостатньо для стовідсоткового перекриття ПДФО та ВЗ, він повинен задекларувати та сплатити непогашений залишок податків самостійно. Для цього колишній співробітник за підсумками звітного року зобов'язаний подати декларацію про майновий стан і доходи.

Законодавець також врахував форс-мажорні обставини у пп. 170.9.1 ПКУ: якщо повне стягнення податків стає неможливим через смерть платника або визнання його судом померлим/зниклим безвісти, утримання проводиться лише з останнього нарахованого йому доходу. Та частина податків, що залишилася непогашеною, визнається безнадійною та списується.

Висновки

Не повернуті у строк підзвітні кошти стають оподатковуваним доходом фізособи, з якого утримується ПДФО (з обов'язковим застосуванням підвищувального коефіцієнта) та військовий збір (за номіналом боргу, без коефіцієнта).

Оподаткування надміру витрачених коштів не є прощенням боргу: працівник зберігає юридичний обов'язок повернути роботодавцю всю суму невикористаного авансу.

У випадку звільнення такого працівника податки стягуються з його розрахункових виплат, а якщо їх бракує — колишній співробітник має самостійно подати річну декларацію та доплатити різницю податків до бюджету.

Читайте також: Повернення невикористаних підзвітних коштів: строки та наслідки їх порушення