Працівник заправив авто з паливної карти підприємства для власних потреб: чи нараховувати ПДФО?

Насамперед слід зазначити, що невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків, в результаті чого підприємству було завдано майнову шкоду (трудове майнове правопорушення) є підставою настання матеріальної відповідальності такого працівника.

Майнова шкода, що завдана працівником

Трудові обов'язки працівника визначаються законодавством, трудовим договором, посадовою інструкцією, наказами керівника тощо.

Відповідно до ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків.

За шкоду, заподіяну підприємству при виконанні трудових обов'язків, працівники, крім працівників, що є посадовими особами, з вини яких заподіяно шкоду, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ст. 132 КЗпП).

У ст. 136 КЗпП зазначено, що покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, а керівниками та їх заступниками – за розпорядженням вищестоящого в порядку підлеглості органу шляхом відрахування із заробітної плати працівника.

Розпорядження власника або уповноваженого ним органу (або вищестоящого в порядку підлеглості органу) має бути зроблено не пізніше 2-х тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди та звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові. Якщо працівник не погоджується з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, передбаченому законодавством.

Вищий спеціалізований Суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ у листі від 01.09.2015 р. навів узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю.

Тому, якщо власник або уповноважений ним орган прийме рішення з оформленням відповідного розпорядження у письмовій формі про покриття шкоди працівником в розмірі, що не перевищує його середнього місячного заробітку, то ПДФО та ВЗ нараховувати не потрібно.

Однак, враховуючи те, що таке пальне не використовується підприємством у господарський діяльності, необхідно буде нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ, в порядку, передбаченому п. 198.5 ПКУ.

Додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням

Власник або уповноважений ним орган може прийняти й інше рішення з оформленням відповідного розпорядження у письмовій форм, наприклад, про визнання додаткового блага працівника з відповідним оподаткуванням.

У цьому разі слід керуватися нормами пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ. У цьому підпункті зазначено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни, а також суми знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для такого платника податку.

Нагадаємо, що під звичайною ціною в пп. 14.1.71 ПКУ розуміється ціна товарів (робіт, послуг), визначена сторонами договору, якщо інше не встановлено ПКУ. Якщо не доведено зворотне, вважається, що така звичайна ціна відповідає рівню ринкових цін. 

Тому, якщо за паливною картою підприємства надаються знижки або бонуси, то звичайна ціна на пальне, що використане працівником на особисті цілі, визначається без їхнього урахування.

Якщо додаткові блага надаються у негрошовій формі, то сума об'єкта оподаткування ПДФО обчислюється за правилами, визначеними п. 164.5 ПКУ.

Згідно з п. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

• де К - коефіцієнт;
• Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати ПДФО з суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку 18% (пп. 168.1.1 ПКУ).

Також, вказаний дохід є об'єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розд. XX Перехідних положень ПКУ).

Крім того, необхідно буде нарахувати податкові зобов’язання ПДВ, в порядку, передбаченому п. 198.5 ПКУ.

Списання палива

Відповідно до п. 5 П(С)БО 9 запаси визнаються активом, якщо існує імовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена.

Нестача запасів не включається до їх первісної вартості, а належить до витрат того періоду, в якому вона була встановлена (п. 14 П(С)БО 9).

У бухобліку витрати пального, використаного працівником на власні цілі, відображаються так:

• ДТ 947 КТ 685 – у разі визнання шкоди, заподіяної діями працівника;
• ДТ 949 КТ 685 – у разі визнання додаткового блага працівника.

Відповідно до п. 44.2 ПКУ для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування.

Коригування (збільшення) фінансового результату за такими операціями у п. 140.5 ПКУ не передбачено.