Хвороба — недостатня підстава не звітувати про підзвітні кошти

Зазначимо, що, відповідно до п. 2.11 Положення №637, видача готівкових коштів під звіт на:

1) закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт;

2) на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Але якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у т. ч. для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторсировини), строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Пам'ятайте: видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (затверджений наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996), подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання звіту.

Тому радимо оформляти звіти підзвітним особам та повертати невикористану частину авансу:

1) на господарські потреби — наступного дня за днем видачі коштів під звіт;

2) на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту) — не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт, але не пізніше закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії (тобто проведення закупівлі товару).

Винятків та умов щодо перенесення строків звітування у випадку хвороби підзвітної особи чи з будь-яких інших причин законодавством не передбачено. Отож, у ситуації, що розглядається, слід було відзвітувати та повернути невитрачені кошти у терміни, наведені нами вище.

У разі якщо підзвітна особа не звітує і не повертає своєчасно суму коштів, що залишилися протягом строків, встановлених пп. 170.9.2 ПКУ (див. вище), сума виданих під звіт коштів (або не повернутого вчасно залишку авансу) підлягає обкладенню ПДФО за ставками 15 — 17% (залежно від суми) за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.3 ПКУ). Під час нарахування ПДФО потрібно скористатися правилами п. 164.5 ПКУ та застосувати відповідний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 — залежно від ставки податку, яка застосовується) (пп. 170.9.2 ПКУ).

Це щодо відповідальності самого працівника. Але в такій ситуації передбачено відповідальність і для підприємства. Так, згідно зі ст. 1 Указу №436, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів передбачено відповідальність у розмірі 25% сум, виданих під звіт.

Крім того, посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф за порушення правил ведення касових операцій: їх можуть оштрафувати на суму від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) згідно зі ст. 164-2 КпАП.