Для використання майна працівника у службових цілях необхідно оформити договір оренди

Запитання: Цікавить питання щодо автомобіля на підприємстві і компенсації витрат співробітнику, який використовує власний автомобіль у службових цілях. Чи буде вважатися додатковим благом грошова компенсація? Якщо так, чи можливо оформити відносини так з працівником, щоб не виникало додаткове благо? Чи є якісь підводні камені у схемі нижче запропонованій? 1. Наказ на ім'я співробітника за яким: співробітник може їздити на службові зустрічі на особистому авто; він зобов'язаний вести маршрутні листи; всі витрати, крім бензину, несе на своє авто співробітник. 2. Пишу посадову інструкцію (пишеться на штатну одиницю, а не на ім'я співробітника), з якої працівник зобов'язаний працювати і поза офісом і може їздити на зустрічі на особистому авто. 3. Беру заяву від співробітника, що він просить їздити на зустрічі на своєму авто. 4. Укладаю договір з постачальником бензину, перераховуємо йому гроші, він видає картку типу "електронний бензиновий гаманець". Карткою співробітник розплачується на заправках і здає маршрутні листи.Маршрутні листи - тільки на службові поїздки, ніяких поїздок у вихідні або дім-робота. 5. Бухгалтер на витрати відносить чеки бензозаправок.

Відповідь: Згідно ст. 320 ЦКУ тільки власник має право використовувати своє майно для здійснення підприємницької діяльності. Тому якщо співробітник, у якого Ви бажаєте використовувати майно (авто), не є власником (співвласником) Вашого підприємства, то потрібні юридичні підстави для використання його майна. 

Якщо Ви не оформите договору оренди цього авто, то незважаючи на наказ та посадові інструкції заправка авто не задіяного в господарській діяльності буде все одно виглядати як додаткове благо для Вашого працівника. А ось якщо Ви належним чином оформите договір оренди цього авто, який згідно статті 799 ЦКУ має бути обов’язково нотаріально засвідчений, де зазначите мету та час такої оренди, а також хто здійснює витратити на ПММ та поточний ремонт, суму орендної плати і т. ін., то можете не хвилюватися за віднесення до витрат сум, які витратили на ПММ по цьому авто. Крім цього, весь механізм, який Ви описали в питанні, в такому випадку теж може працювати.

Орендну плату співробітнику можна виплачувати хоч кожного місяця, хоч один раз на рік, про що теж обов’язково необхідно зазначити в договорі оренди. Із орендної плати треба утримати 15%(20%,) в залежності від суми  ПДФО, військовий збір (1,5%) та відобразити окремим рядком в формі 1-ДФ с ознакою доходу 102 «Виплати згідно умов цивільно-правового договору». Звісно, що суми орендної плати теж можна включити до витрат підприємства.