Важливим критерієм для оподаткування витрат на відрядження є їхній зв'язок з господарською діяльністю підприємства, який має бути документально підтверджений (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
1. Відрядження для зустрічі непрацівників підприємства
Такі витрати можуть бути визнані пов'язаними з господарською діяльністю, якщо ці непрацівники є, наприклад, представниками контрагентів, потенційними клієнтами, інвесторами або експертами, запрошеними для проведення переговорів чи консультацій. У цьому випадку витрати на відрядження водія (добові, проїзд, проживання в межах норм) не є його доходом і не оподатковуються ПДФО та військовим збором.
Для підтвердження зв'язку з госпдіяльністю необхідно надати:
- наказ про відрядження, в якому чітко зазначена мета: наприклад, «для транспортного супроводу представників компанії (її назва) під час ділових переговорів»;
- документи, що підтверджують статус осіб, яких зустрічали: листи-запрошення від/до партнерів, програма візиту, протоколи зустрічей, копії укладених договорів тощо;
- маршрутний лист водія, що підтверджує маршрут руху відповідно до мети відрядження.
2. Відрядження для зустрічі керівника, який не перебуває у відрядженні
Якщо керівник перебуває за кордоном з особистою метою (наприклад, у відпустці), то поїздка водія для його обслуговування не може вважатися пов'язаною з господарською діяльністю підприємства. У такому разі вся сума витрат на відрядження водія (його добові, вартість пального, проживання тощо) буде розцінена контролюючими органами як додаткове благо, надане керівнику (пп. 164.2.17 ПКУ).
Підприємство, як податковий агент, зобов'язане утримати та сплатити з вартості такого блага ПДФО (18%) та військовий збір (5%). База оподаткування визначається з урахуванням "натурального" коефіцієнта згідно з пп. 164.5 ПКУ. Документально підтвердити господарську мету такої поїздки практично неможливо, оскільки відсутній відповідний наказ про відрядження для самого керівника.
Висновки:
Зустріч непрацівників: відрядження водія може бути визнано господарським, але потребує ретельної документальної підготовки (наказ, техзавдання, звіт), яка чітко обґрунтовує ділову мету зустрічі з конкретними контрагентами.
Зустріч керівника (не у відрядженні): така поїздка буде додатковим благом керівника з утриманням з нього ПДФО та ВЗ і відповідним відображенням в обліку.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити