Придбання товарів не працівником підприємства: документальне оформлення

На практиці доволі часто трапляються випадки придбання товарів для потреб підприємства фізособами, які не є працівниками підприємства, через що постає питання оформлення таких послуг.

Отримувати кошти під звіт для закупівлі товарів для потреб підприємства може як працівник підприємства (пп. 170.9 ПКУ), так і не працівник (будь-яка фізособа, власник підприємства тощо).

Видача коштів під звіт фізособі (не працівнику підприємства)

Розглянемо, як же потрібно оформити відносини з не працівником підприємства у разі надання йому коштів для придбання товарів для підприємства.

Оформляються такі відносини договором доручення (ст. 1000 – ст. 1010 ЦКУ). 

Договором доручення може бути встановлено виключне право повіреного на вчинення від імені та за рахунок довірителя всіх або частини юридичних дій, передбачених договором. У договорі можуть бути встановлені строк дії такого доручення та (або) територія, у межах якої є чинним виключне право повіреного. 

Крім того, договором може бути передбачений строк його дії та плата за його послугу. Якщо в договорі доручення не визначено розміру плати повіреному або порядок її виплати, вона виплачується після виконання доручення відповідно до звичайних цін на такі послуги. Тобто договором обов'язково визначається плата, але її розмір може бути в тому числі й нульовим. Також у договорі прописуються підстави та наслідки припинення такого договору.

І вже після підписання договору доручення керівник підприємства може з впевненістю, що така особа не зникне безслідно, видавати їй кошти на придбання будь-яких товарів для свого підприємства.

Після придбання товарів, така особа має скласти авансовий звіт про понесені витрати та надати обов’язково підтверджувальні документи. Відзвітувати вона має у строки, визначені пп. 170.9.2 ПКУ, тобто до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому така особа завершила, зокрема, виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала йому грошові кошти.

Придбання фізособою (не працівником підприємства) товару за власні кошти

У випадку, якщо не працівник придбав товари для підприємства за рахунок власних коштів та без договору, то тут застосовуватиметься норма ст. 1158 та ст. 1159 ЦКУ.

Тож особа, яка вчинила придбання товарів в майнових інтересах підприємства без її доручення, зобов'язана при першій нагоді повідомити підприємство про свої дії. Якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (керівником підприємства), надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір, тобто про договір доручення, який все таки краще укласти у письмовій формі.

Після чого така фізособа зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати підприємству звіт і передати їй закуплені товари, і звісно ж, підтверджувальні документи.

Отже, як бачимо, виконання завдань без надання підзвітних коштів фізособі також є цілком законним.

Оподаткування суми послуги фізособи (повіреного)

Якщо плата за послуги фізособі в договорі не встановлена, то й оподаткування немає.

А якщо в договорі вказана певна плата за послуги повіреного, то підприємство, для якого здійснено послугу з придбання товарів, є щодо такої особи податковим агентом (пп. 14.1.180 ПКУ) та зобов’язане з суми послуги утримати та перерахувати ПДФО (ст. 168 ПКУ) та ВЗ (п. 16-1 підрозділ 10 розділ ХХ ПКУ).

Згідно п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ винагорода за договорами ЦПХ (а договір доручення до них належить) є базою нарахування ЄСВ.

Таким чином, з винагороди за послугу наданою фізособою потрібно утримати ПДФО та ВЗ, нарахувати ЄСВ, відповідно відобразити їх у Об’єднаній звітності.

Зазначимо, що оплата за послуги здійснюється після виконання доручення на підставі отриманого звіту повіреного або підписання акту наданих послуг.