Відрядження фінансується приймаючою стороною: що в обліку підприємства-роботодавця?

Запитання: Підприємство уклало ЗЕД-контракт про надання послуг з будівництва, за яким відряджає працівників у Литву на час будівництва об'єкта. За контрактом приймаюча сторона бере на себе зобов'язання з оплати/часткової оплати добових і проживання. Оплата здійснюється на картки працівників. Які необхідні документи для правильного оформлення зазначеної операції? Які бухгалтерські проведення?

Відповідь:

Відмітимо, що діюче законодавство не встановлює обов’язку приймаючої сторони фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тому встановити такий обов’язок приймаюча сторона і особа, яка спрямовує працівників у відрядження, можуть тільки у договорі між собою.

Водночас, відмітимо, що згідно із ч. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто, на законодавчому рівні встановлено обов’язок з таких виплат саме для роботодавців своїм працівникам.

Щодо порядку здійснення цих виплат, зазначимо наступне. Порядок виплати добових та компенсації витрат, понесених відрядженим працівником, встановлений тільки для бюджетних установ в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59 (далі – Інструкція №59).

Для устав, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, прямо прописана норма, що дозволяє не платити добові у разі їх сплати приймаючою стороною.

Згідно із п. 16.8 р. ІІІ Інструкції №59 якщо відрядженого за кордон працівника приймаюча сторона забезпечує додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (окрім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат. Тоді сторона, яка направляє у відрядження, виплату добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Але для не бюджетних підприємств така можливість нормативними документами не передбачена. Оскільки для них норми Інструкції №59 мають лише рекомендаційний характер. Отже їх можна використовувати при складанні локальних актах з питань відряджень (наприклад, положення про відрядження), але для госпрозрахункових підприємств залишається норма у КЗпП щодо обов’язку виплати суми добових та компенсації витрат на найм житла саме роботодавцем, а не іншою особою. І цей обов'язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, що їх приймала.

Крім цього, прямої норми у законодавстві, яка б дозволяла не сплачувати/сплачувати у меншій сумі добові та не компенсувати вартість проживання госпрозрахунковим підприємствам немає.

Тому при перевірці контролюючими органами можуть виникнути наступні ризики.

При перевірці від Держпраці:

• стосовно порушення норм законодавства з праці, до якого належить КЗпП;

При перевірці від ДФС:

• у фізособи-відрядженого працівника можуть визнати виникнення додатково блага у вигляді вартості безкоштовно наданого (оплаченого) проживання та решта доходів, отриманих не від роботодавця під час відрядження (оскільки норми пп. 164.1.1 та пп. 165.1.11 ПКУ в цьому випадку не працюють).  Оскільки податковим агентом є особа, яка надає такі доходи (приймаюча сторона) то обов’язок із утримання ПДФО й військового збору із такого доходу покладається саме на неї;
• сплачені суми добових та вартості проживання приймаючою стороною можуть визнати як частину оплати вартості наданих послуг із будівництва для підприємства-роботодавця. Адже такі доходи виплачуються не стороннім особам, а працівникам такого підприємства, у зв’язку із виконанням ними замовленими приймаючою стороною робіт, в межах витрат, які повинен був профінансувати сам роботодавець, ще й згідно з договором про виконання робіт. Тобто, фактично йдеться про фінансування замовником (приймаючою стороною) витрат, які мав понести виконавець. А відтак, є ризик збільшення доходу від надання послуг із будівництва і у підприємства-роботодавця.

Щоб запобігнути таких ризиків радимо або уникати таких виплат приймаючою стороною, або оформити договір доручення із виплати добових та оплати вартість проживання відряджених працівників приймаючою стороною. При цьому, компенсація понесених приймаючою стороною витрат може відбуватися або окремо, наприклад, шляхом перерахування коштів від виконавця, або взаємозаліком – утриманням цих коштів з винагороди виконавця.

Бухгалтерські проведення. Якщо договір доручення оформлений не буде, то витрати, які понесла приймаюча сторона, в обліку виконавця робіт не відображаються. Адже на них немає первинних документів і це витрати саме приймаючої сторони. Чи відображати таке фінансування як дохід, має вирішувати саме підприємство-виконавець.   

У проведеннях, наприклад, при операції з виплати добових приймаючою стороною – повіреним, це виглядатиме так:

• Дт 372 Кт 685 - виплачені добові по договору доручення згідно із звітом повіреного;
• Дт 362 Кт 702 – визнано дохід від надання послуг із будівництва згідно із актом;

далі

• або Дт 685 Кт 362 на суму добових у випадку взаємозаліку;
• або Дт 685 Кт 312 на суму добових у випадку окремої компенсації понесених витрат;

Дт 91-94 Кт 372 – затвердженого авансовий звіт (добові та вартість проживання).

Документальне оформлення відрядження. Відповідно до п. 1 розд. II і п. 1 розд. III Інструкції №59 має бути оформлений письмовий наказ (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження.

Оскільки, як правило, у наказі про відрядження визначаються витрати, заплановані у зв’язку із його здійсненням, радимо зауважити, що відповідно до договору доручення  (за наявності) підприємство доручило приймаючій стороні компенсувати добові витрати та витрати на проживання відряджених працівників у повній мірі або частково. При цьому, суми компенсації відразу надходять на карткові рахунки таких працівників.

Потрібно також отримати від приймаючої сторони письмовий Звіт (довідка) щодо виплачених сум та переліку компенсацій із прикладеними підтверджуючими документами (платіжні доручення, касові документи тощо).

Звичайно ж, по завершенню такого відрядження не варто забувати й про подачу звичайного Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт у строки, передбачені пп. 170.9.2, пп.170.9.3 ПКУ.