За загальним правилом, відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (абз. 1 п. 1 р. І «Загальні положення» Інструкції № 59).
Але службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем (п. 2 р. І «Загальні положення» Інструкції № 59).
Отже, чи вважати такі поїздки до інших населених пунктів відрядженням, чи ні, повинно бути встановлено на підприємстві домовленістю між роботодавцем та працівниками.
Якщо такі поїздки вважатимуться відрядженнями, то кожна з них вимагає окремого:
- наказу про таке відрядження;
- оплати працівнику вартості проїзду та (за потреби) проживання під час відрядження, та добових;
- складання працівником після повернення у строки, встановлені п. 170.9 ПКУ, авансового звіту.
При цьому на сьогодні ст. 121 КЗпП не встановлює граничних строків виплати працівнику відрядних сум. Тож, роботодавець може:
- або виплачувати аванс на кожне відрядження окремо із дотриманням заборони видавати наступний аванс до звітування працівником за отриманий попередній;
- або не виплачувати аванси перед відрядженням, а відшкодовувати працівникам понесені ними витрати та виплачувати добові у строки, зручні для роботодавця (на підставі отриманих авансових звітів). Строк давності при такому відшкодування складає три роки після отримання авансового звіту (відповідно до ст. 257 ЦКУ).
Альтернативою може бути встановлення працівникам, які виконують тільки доставку товарів, роз’їзного характеру роботи. Його ознаками, за постановою Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 р. №169/10-87, що продовжує діяти в Україні відповідно до постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII, вважається виконання роботи на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення підприємства, пов’язане з поїздками в неробочий час від місця знаходження підприємства до місця роботи і назад.
Працівники із таким характером робіт мають право на:
- отримання надбавки до заробітної плати у розмірі, встановленому у колективному або у трудовому договорі (якщо такі надбавки оплачує замовник доставки – то у розмірі, погодженому із ним). При цьому відповідно до пункту 1 постанови КМУ від 31.03.1999 р. № 490, граничні розміри надбавок (польового забезпечення) працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених КМУ для відряджень у межах України. Про це згадують і податківці, зазначаючи, що з метою оподаткування ПДФО та ВЗ така надбавка дорівнюватиметься до заробітної плати працівника. А ось ЄСВ на такі надбавки не нараховується (п. 10 Переліку № 1170).
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також на наймання житлового приміщення зазначеним працівникам відшкодовуються в порядку, визначеному КМУ для відряджень у межах України і за кордон. Отже, такі витрати вимагають подання працівниками авансових звітів після їх понесення, у строки, встановлені п. 170.9 ПКУ.
Тобто, фактично, такі працівники матимуть право на ті самі гарантії, що і відряджені працівники, однак без суперечок із податківцями – лише у розмірі, встановленому для відряджень працівників-бюджетників (які значно обмежені), із таким самим звітуванням про понесені витрати і з оподаткуванням надбавки, яка їм, по суті, виплачуватиметься замість неоподаткованих добових. Враховуючи це, на думку автора, якщо доставка товарів не є основним обов’язком працівників, доцільніше оформлювати їх поїздки як відрядження.