Нецільове використання корпоративної картки

Почнімо з того, що корпоративна платіжна картка випускається банком тільки для суб'єктів господарської діяльності — юридичної особи або фізособи-підприємця (далі — СГД). Відповідно до п. 1.13 Закону про платіжні системи, банк, що здійснює випуск платіжної картки, стає емітентом щодо цієї картки.

Користувачем електронного платіжного засобу є юридична або фізична особа. При цьому емітент має право надавати фізособам, які не здійснюють підприємницької діяльності, особисті електронні платіжні засоби, а суб'єктам господарювання — корпоративні електронні платіжні засоби. Як випливає з норми п. 13 розділу ІІ Положення №705, емітент визначає на платіжному засобі, зокрема, реквізити користувача, що наносяться у графічному вигляді. Згідно з розділом ІІІ Положення №705, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом.

Порядок повернення коштів працівником

Відповідно до п. 2.12 Положення №637, фізособи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України можуть одержувати готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

Такі довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів (авансовий звіт) разом із підтвердними документами про витрати в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, разом із невитраченим залишком готівки, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку, в т. ч. чек банкомата. Строки такого звітування для випадків, коли кошти були отримані на відрядження або для виконання цивільно-правових дій на користь підприємства, встановлено п. 170.9 ПКУ. А ось пп. 170.9.3 ПКУ визначає порядок повернення готівки у разі застосування платіжних карток.

Так, у разі якщо підзвітна особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення завдання. В обліку підприємства таке зняття готівкою через банкомат, оплата корпоративною карткою за товари, послуги або перерахування коштів з корпоративного рахунку на власний рахунок працівника буде відображено проведенням: Д-т 372 К-т 311. Оприбуткування коштів, отриманих від працівника як повернення підзвітних коштів, відобразиться проведенням: Д-т 301, 311 К-т 372.

Якщо працівник, на ім'я якого відкрито корпоративну картку, зробив переведення коштів із корпоративного рахунку на власний рахунок без розпорядження роботодавця, то це є порушенням правил користування корпоративною карткою, наслідки якого визначатиме для працівника сам роботодавець. Щоправда, ці наслідки залежатимуть від пояснень працівника, з яких причин він вчинив такий переказ коштів, і бажання або відсутності бажання працівника повернути роботодавцю, можливо, навіть помилково переказані кошти.

У разі неповернення надміру витрачених коштів працівником із корпоративної картки на виробничі потреби роботодавець виконує функції податкового агента з утримання ПДФО та військового збору. Так, якщо працівник не повертає надміру витрачених сум у граничний термін (у нашому випадку — протягом 3 банківських днів), то така сума, збільшена на натуральний коефіцієнт згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО. Податковий агент, згідно зпп. 168.1.1 ПКУ, утримує ПДФО саме за рахунок працівника, використовуючи ставку ПДФО, визначену в п. 167.1 ПКУ, — 18%. Таке утримання ПДФО здійснюється із будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць (наприклад, із заробітної плати до виплати). У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми ПДФО.

Наслідки для працівника

Якщо працівник порушив правила використання коштів, то дебіторська заборгованість, на нашу думку, не повинна вважатися виданими під звіт коштами, а є дебіторською заборгованістю з відшкодування завданих збитків (субрахунок 375). Тож підприємство за фактом виявленого заподіяння шкоди може зробити проведення Д-т 375 К-т 372. Окрім того, у цьому разі роботодавець має право здійснити відрахування із зарплати працівника відповідно до ч. 3 ст. 127 КЗпП.

Для цього слід видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення підзвітних коштів. У такому разі в бухобліку таке відрахування буде відображено проведенням: Д-т 661 К-т 375.

Також працівник може повернути кошти як такі, що були отримані під звіт і не використані за призначенням (див. приклад).

Приклад Відображення в обліку нецільового використання коштів із корпоративної картки

На ім'я менеджера ТОВ «Б» випущено корпоративну картку. Менеджер 21.06.2016 р. зняв з цієї картки 1000 грн, переплутавши зі своєю особистою. Бухгалтер 22.06.2016 р. побачив таку операцію у виписці банку щодо цього корпоративного рахунку. Для виходу з такої ситуації підприємство вирішило вважати кошти виданими під звіт. При цьому менеджера зобов'язали повернути до каси ТОВ «Б» 1000 грн. Тому 22.06.2016 р. менеджер склав авансовий звіт і здав до каси підприємства отриману готівку.

Відображення в обліку повернення помилково знятих з корпоративної картки коштів показано в таблиці.

Таблиця

Відображення в обліку повернення помилково знятих коштів

Якщо працівник не поверне готівку, зняту з корпоративної картки, до каси у граничний термін для такого повернення (3 банківські дні), то сума неповернутих коштів буде для нього доходом, який треба оподаткувати ПДФО за правилами, встановленими п. 164.5 ПКУ, та військовим збором.