Філія має використовувати печатку у визначеному юрособою порядку

Запитання: На яких документах правомірно використовувати печатку «для документів», основну печатку підприємства, печатку філії підприємства, штампи, щоб документи не втратили юридичну силу? Чи правильно, якщо філія контрагента ставить печатку "для документів №5" на актах виконаних робіт, мотивуючи це тим, що основна печатка у них в головному офісі, а документи надає філія, в якій обслуговушся (у інщому місці)?

Відповідь: 

30.10.2014 р. набрав чинності Закон України від 15.04.2014 р. №1206-VII "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу" (далі - Закон №1206), яким, серед іншого, ГКУ доповнено статтею 58-1, відповідно до частини першої якої суб'єкт господарювання може мати печатки, при цьому для виготовлення печаток одержання будь-яких документів дозвільного характеру не передбачається.

Стаття 62 ч. 4 ГКУ встановлює що підприємство є юридичною особою, має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків та може мати печатки.

Також Законом №1206 внесено зміни до ст. 181 ГКУ, яка регулює загальний порядок укладання господарських договорів, а саме виключено необхідність скріпляти печатками господарський договір. Так, відповідно до частини першої ст. 181 ГКУ господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами.

За приписами ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами). Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Зазначена стаття передбачає, що  обов'язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін. 

Отже, загалом, за роз'ясненням Мін'юсту (Лист від 14.08.2014 р. №6820-0-4-14/8.1) при вирішенні питання використання печаток, як діючим підприємствам, так і новоствореним  слід керуватися статутом, а також внутрішніми документами юрособи, прийняті її органами управління.  Тож, те, які печатки використовувати для оформлення документів (та чи використовувати їх взагалі) визначається самим підприємством. Що стосується документів, які надаються іншим особам, у випадках, якщо цього не вимагає законодавство, це питання узгоджується між підприємством та такими особами. 

На нашу думку,  печатки та штампи, виготовлені на підприємстві не обов'язкові до використання. Проте, якщо підприємству вони потрібні, то підприємство має встановити порядок використання таких додаткових до основної печатки юрособи печаток та штампів.

Щодо можливості користування філією юрособи-контрагента печатки "для документів №5" на актах виконаних робіт, то слід звернути увагу на особливість статусу філій як госпсубєктів.

Порядок створення філій наведений у ст. 95 ЦКУ, зокрема,

1. Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. 

2. Філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. 

3. Керівники філій призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності. 

4. Відомості про філії юридичної особи включаються до Єдиного державного реєстру юросіб, фізосіб-підприємців та громадських формувань.

Відтак, на нашу думку, при створенні філії юридична особа керуючись статутом (іншим установчим документом) має прописати у Положенні про філії можливість використання нею печатки та перелік випадків, коли така печатка має бути застосована.

Зважаючи на запровадження добровільності використання печаток госпсуб'єктами приватного права, поставити під сумнів договір, акт чи інший документ, складений на виконання договору, інші документи, які крім підпису керівника філії, мають також окрему печатку не юрособи, а саме філії, на нашу думку, доволі складно.

Тож у разі, якщо у договорах, які укладаються керівником філії, буде зазначено, що такі договори та документи, що складаються на їх виконання, скріплюються печатками філії (аналогічне правило наведене й у Положенні про філії та у довіреності керівника філії), то, на нашу думку, жодних порушень, які могли привести до сумнівів щодо чинності, недійсності таких договорів, немає. Аналогічне правило застосовується й щодо документів, які складаються на виконання господарських договорів. 

Але, оскільки йдеться про юрособу-контрагента, варто отримати відповідні підтвердження від такої філії щодо правомірності використання таких печаток (наявності розпоряджень про це з боку головного підприємства).