Документальне підтвердження придбання товарів працівником

За загальним правилом, кошти, які:

- надаються фізособі під звіт;

- виплачуються фізособі як відшкодування понесених нею за власний рахунок витрат під час відрядження або цивільно-правових дій за наказом (дорученням),

не підлягають оподаткуванню ЄСВ, ПДФО та військовим збором. 

Виключення єдине: відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ оподаткуванню ПДФО, а відповідно й військовим збором, підлягає сума, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала. 

У зазначеному в запитанні випадку сума відшкодування витрат підлягатиме оподаткуванню, якщо документів, які підтверджують фактичні витрати працівника, буде недостатньо, або сума, зазначена в таких документах, буде меншою за суму отриманого працівником відшкодування (тобто, не усі витрати буде документально підтверджено). 

Адже до суми перевищення не включаються та не оподатковуються ПДФО документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями. Аналогічний статус матимуть і кошти, надані як відшкодування вже понесених витрат – тільки документально підтверджені і відшкодовані витрати не підлягатимуть оподаткуванню. 

Також варто мати наказ щодо уповноваження працівника придбавати товар для підприємства. Особливо це важливо для випадку, якщо працівник для придбання товарів отримує кошти під звіт (тобто, практикується не тільки придбання товарів для підприємства за рахунок власних коштів працівника із наступним відшкодуванням, а і попередня видача коштів працівнику під звіт з метою придбання таких товарів). 

Після закінчення відрядження або виконання цивільно-правових дій (в цьому випадку – придбання товарів) працівник має подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами у встановлені строки і у порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України. На сьогодні форму такого звіту та порядок його складання затверджено наказом Мінфіну 28.09.2015 р. № 841. Звіт про використання коштів подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт незалежно від форми розрахунків (відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ). Якщо працівник розраховувався за товари/послуги за допомогою платіжної картки, то діють спеціальні строки звітування, встановлені пп. 170.9.3 ПКУ. 

На випадки, коли податковий агент не видавав кошти під звіт і працівник розраховувався за товари/послуги власними кошти, строки щодо звітування про використані кошти та відповідальність, визначені вище, не поширюються. Звісно, їх краще дотримуватися, але це не обов’язково і відповідальності за подання авансового звіту працівником пізніше, ніж передбачено п. 170.9 ПКУ, не встановлено. 

Підтвердні документи

Безготівкова форма розрахунку. Відповідно до п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 (далі – Положення № 637) фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства, крім звіту про використання коштів разом із підтвердними документами, документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами тощо).

Відповідно до п. 3 розд. VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою правління НБУ від 05.11.2014 р. №705, операції користувачів повинні виконуватися з оформленням:

• квитанції платіжного термінала;

• чека банкомата;

• сліпа;

• інших документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі. 

Такі документи складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Готівкова форма розрахунків. Якщо працівник придбавав товари за готівку, то у нього має бути у наявності квитанція видаткового касового ордеру або касовий чек в залежності від того, через касу або РРО проводилися розрахунки за товар.

Якщо товари придбавалися у фізособи-підприємця, то підтвердним документом щодо оплати має бути товарний чек. 

Також у разі придбання товару у фізособи-підприємця працівник має взяти або копію витягу з реєстру єдиного податку, якщо фізособа-продавець платник єдиного податку, або витяг або виписку з ЄДР із зазначенням видів діяльності, якщо такий фізособа-продавець знаходиться на загальній системі. Ці копії важливі для уникнення обов’язку щодо оподаткування ПДФО та військовим збором під час проведення в обліку придбання товарів від такого продавця (п. 177.8 ПКУ).

Зверніть увагу: працівник, який придбає для підприємства та від його імені товари (послуги, роботи), діє за дорученням цього підприємства. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником, як такі, що були здійснені за його дорученням і з його згоди, є затверджений звіт про використання коштів від працівника. Граничні розміри готівкових розрахунків розглянуто, зокрема, тут >>>.

Відповідальність за перевищення суми готівкових розрахунків ви можете прочитати тут >>>.