Акти на освітні послуги ЗВО у 2026 році: аналіз обов’язку оформлення з фізособами (аудіоверсія)

Якщо неприбутковий заклад вищої освіти надає платні послуги безперервного професійного розвитку (БПР), тематичного удосконалення (ТУ), спеціалізації чи участі в конференціях безпосередньо фізичним особам, які самі оплачують ці послуги, закон не вимагає обов’язкового оформлення з ними актів виконаних робіт, якщо така вимога не передбачена укладеним договором. У такому випадку достатньо оформленого договору та документів про оплату. Акт може стати необхідним, коли платником/замовником виступає юридична особа (наприклад, лікарня, яка оплачує навчання свого працівника).

Цивільне законодавство про надання послуг

Договір про надання послуг регулюється главою 63 ЦКУ. Відповідно до ч. 1 ст. 901 ЦКУ за договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов’язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності. ЦКУ не містить імперативної вимоги про те, що первинним документом, який підтверджує надання послуги, має бути виключно двосторонній акт. Спосіб підтвердження факту надання послуги (акт, реєстр, інші документи) визначається сторонами безпосередньо у договорі.

Документи для податкового і бухгалтерського обліку

Для цілей податкового обліку (зокрема підтвердження статусу неприбутковості та відображення доходів/витрат) визначальними є норми ПКУ та Закону«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Згідно з ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік встановлює обов’язкові реквізити первинних документів, а також передбачає, що якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність реквізитів зі сторони замовника (підпису, ініціалів тощо) не є порушенням, за умови що такий порядок документування прямо передбачено письмовим договором і операція відображається в обліку в періоді її здійснення. Дія цієї норми поширюється на будь-яких замовників (фізичних чи юридичних осіб), окрім випадків, коли оплата йде за рахунок публічних коштів, а також окремих спеціальних договорів (оренда держмайна, будівельний підряд, благодійна допомога тощо).

Отже, первинним документом може бути будь-який документ, що відповідає вимогам статті 9 Закону про бухоблік (акт, зведений реєстр, інший документ університету), а не обов’язково акт.

Таким чином, якщо послуга надається фізичній особі та оплата здійснюється у безготівковій формі (через банк, платіжний сервіс тощо), окремий двосторонній акт не є обов’язковим за наявності:

1. належним чином оформленого договору/публічної оферти;
2. документів про оплату (квитанція банку, платіжне доручення, фіскальний чек тощо);
3. первинних документів університету (бухгалтерська довідка, внутрішній реєстр слухачів/учасників, накази про зарахування/відрахування, сертифікати, посвідчення).

Публічна оферта та внутрішній бухгалтерський документ

Для оптимізації документообігу та уникнення необхідності масового підписання актів з лікарями, слухачами курсів чи учасниками конференцій, доцільно використовувати модель договору публічної оферти. У тексті такої оферти варто передбачити, зокрема, що:

1. послуга вважається наданою виконавцем і прийнятою замовником у повному обсязі, якщо протягом визначеного строку після завершення заходу від слухача не надійшло письмових претензій;
2. оформлення двостороннього акта наданих послуг цим договором не передбачено;
3. документами, що підтверджують оплату та прийняття послуги, є банківська квитанція, платіжне доручення, фіскальний чек, а також документи університету (накази, сертифікати, реєстри).

За таких умов первинним документом для обліку доходів університету може виступати внутрішній односторонній документ – бухгалтерська довідка або зведений реєстр наданих послуг (слухачів, курсів, сум), який складено відповідальною особою університету та підкріплено банківською випискою і розпорядчими документами (накази про зарахування та видачу сертифікатів).

Висновки:

1. Якщо послуги БПР, ТУ, спеціалізації чи участі в конференціях оплачує сама фізична особа, акт не потрібен, якщо його прямо не вимагає договір/оферта;

2. Публічна оферта, платіжні документи та внутрішні первинні документи університету (реєстри, бухгалтерські довідки, накази, сертифікати/посвідчення) у сукупності достатньо підтверджують факт надання послуг і правомірність доходу неприбуткового ЗВО;

3. Якщо оплату здійснює роботодавець або інша юридична особа, оформлення двостороннього акта наданих послуг із цією юрособою не є прямо обов’язковим за законом, але є найбільш зручним і безпечним способом документально підтвердити її витрати та ваш дохід як виконавця.