Як оформити надання послуг з допомогою інвойсу/проформи?

Однією з обов’язкових умов при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності є наявність документа, який оформляється безпосередньо після виконання (надання) конкретних робіт (послуг). Таким документом для послуг (робіт) може виступати інвойс.

Втім, перш за все варто відмітити, що є 2 види інвойсів:

1) інвойс-проформа (тобто попередній рахунок). Цей документ зазвичай складають у випадках, коли попередньо не узгоджені ціни, суми оплати, перелік послуг тощо. Також якщо за умовами, передбаченими в контракті, покупцеві потрібно виплатити аванс, то продавець також виписує проформу-інвойс. 

Чинне законодавство не передбачає чіткої однозначної проформи-інвойсу як документа. Вважається, що проформа-інвойс повинна містити однаковий перелік даних із основним інвойсом:

• дата складання документа (обов’язково);
• повна назва та реквізити продавця і покупця (обов’язково);
• повна назва товару та його ціна (обов’язково);
• загальну вартість товару за рахунком(обов’язково);
• валюта, в якій оцінено товар (обов’язково);
• розмір та підстави надання знижок (обов’язково, якщо такі надаються).
• платіжні реквізити (рекомендовано);
• умови поставки згідно з Інкотермс  (рекомендовано);
• умови оплати (рекомендовано);
• номер проформи-інвойсу (необов’язково);
• реквізити зовнішньоекономічної угоди, за якою здійснюється постачання (необов’язково);
• ставка та обсяг податку (необов’язково);
• місце завантаження товару (необов’язково);

Проформа-інвойс не є інвойсом через те, що в ній вказуються попередні дані, які можуть змінитися до надання послуг. Проформа-інвойс - попередній рахунок на оплату товару. Після того, як суми оплати й перелік послуг повністю узгоджені і затверджені, можна виставляти рахунок-інвойс.

Вважаємо, що навіть за наявності всіх обов’язкових реквізитів, рахунок-проформа не може бути підставою для відображення госпоперації в обліку, а слід ще складати саме інвойс.

2) рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, але для цього, безумовно, він повинен містити всі обов’язкові реквізити, названі в ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення №88. Підтверджує це і Мінфін у листах від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658. Водночас, він додає ще одну умову для набуття рахунком-фактурою (інвойсом) статусу "первинки". Так, первинним документом рахунок-фактура (інвойс) стане лише після його оплати. Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

На замітку!

Як правило, інвойс у сфері ЗЕД оформляють двома мовами – українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому інвойси, які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.

Інвойс складається у валюті, в якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.

Тож, факт надання послуг може підтверджувати інвойс, якщо він містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, й він оплачений, тобто є підтверджуючий оплату документ. У такому разі окремо складати акт приймання-передачі послуг не потрібно. 

Повторимося, що форма інвойсу законодавчо не визначена, втім, аби цей документ вважався первинним, він має мати усі обов’язкові реквізити із ст. 9 Закону про бухоблік.

Додатково читайте тут, тут та тут.