Операції "службове внесення", "службова видача" та інкасація готівки при використанні РРО

Запитання:

ТОВ має мережу магазинів, кожен магазин використовує РРО. На сьогоднішній день кожен магазин перед закриттям зміни проводить операцію "службова видача" на суму готівки в сейфі згідно з X-звітом. На наступний робочий день до першої розрахункової операції проводиться "службове внесення" на суму службової видачі при закритті зміни попереднього робочого дня. Інкасація проводиться з кожного магазину окремо на суму, що включає залишок готівки в сейфі попереднього дня та виручку магазину до моменту інкасації. Касові книги у магазинах не ведуться. 

Попереднім бухгалтером дані операції проводились у такій послідовності: продавці щоденно при закритті зміни проводили операцію "службова видача" на суму готівки в сейфі згідно з Х-звітом, далі бухгалтером проводився прибутковий касовий ордер на дану суму у касі підприємства. 

Наступного дня продавці не проводили по РРО операцію "службове внесення" до першої розрахункової операції, а при проведенні інкасації банком оформлялося два документи: видатковий касовий ордер з каси підприємства на суму службової видачі попереднього дня та чек "службова видача" з скриньки РРО на суму виручки магазину у день інкасації до моменту інкасації. Чи не порушує така процедура чинне законодавство, оскільки інкасація проводиться фактично не на суму, зазначену в Х-звіті?

Відповідь:

Відповідно до п. 13 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування від 18.02.2002 р. №199,  формування  Z-звіту повинно  виконуватися  у  такій послідовності:

• друкування фіскального  звітного чека і занесення інформації  до фіскальної пам'яті;
• обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам'яті;
• друкування інформації,  що  підтверджує  обнулення  регістрів денних  підсумків  оперативної  пам'яті  та  дійсність фіскального звітного чека.

Чек Z-звіту повинен містити такі реквізити (п. 14 та п. 17 Вимог №199):

• назву і адресу господарської одиниці;
• індивідуальний номер платника,  перед яким друкуються  великі літери  "ПН".  У  разі,  коли суб'єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як  платник  ПДВ,  замість  індивідуального  номера платника  повинен  бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юросіб) або ідентифікаційний  номер  згідно  з ДРФО (для фізосіб), а замість літер "ПН" - літери "ІД";
• фіскальний номер  реєстратора,  перед  яким друкуються великі літери "ФН";
• заводський номер реєстратора;
• логотип виробника;
• підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;
• літерні позначення  та  відповідні ставки ПДВ у відсотках,  а також  дати  їх  останнього   занесення   (якщо   таке   занесення проводилося у день друкування даного фіскального звітного чека);
• суми ПДВ за кожною ставкою;
• підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж яких не підлягає обкладенню ПДВ;
• загальний підсумок  розрахункових  операцій  за   реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати;
• підсумок розрахункових  операцій  та  суми  ПДВ за сумами  коштів,  виданих покупцям (споживачам послуг),  якщо такий підсумок не дорівнює нулю;
• суми готівки   за   операціями   "службового   внесення"   та "службової видачі";
• кількість касових чеків (квитанцій), виданих за зміну, окремо за  реалізованими  товарами  (наданими  послугами)   та   виданими коштами;
• номер, дату і час друкування фіскального звітного чека;
• повідомлення про   обнулення   регістрів   денних   підсумків оперативної пам'яті та дійсність фіскального звітного чека.

Всі підсумки та суми у Z-звіті обчислюються за зміну.

Відповідно до п. 6 Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) від 14.06.2016 р.  №547 внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій "службове внесення" та "службова видача", якщо такі внесення чи видача не пов'язані з проведенням розрахункових операцій. Крім того, операція "службове внесення" використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту.

Отже, показник залишку коштів на кінець зміни не входить до обов’язкових реквізитів Z-звіту, а щоденне виконання операції "службова видача" на всю суму коштів у скриньці РРО Порядком №547 не вимагається.

Готівка, що була здана інкасаторам, може списуватись з каси підприємства на підставі видаткового касового ордера або підтверджуватись чеком про службову видачу. У даному випадку сума проінкасованої готівки складається з двох частин – з готівки, що була у головній касі підприємства та з готівки, що вилучена зі скриньки РРО (чек про службову видачу).

Обидва варіанти обліку готівки, що описані у запитанні, не порушують норми діючого законодавства щодо застосування РРО.

На нашу думку, найкращим є теперішній варіант, без використання касових ордерів, оскільки фізично готівка до головної каси підприємства не переміщується, а інкасується прямо з магазину. Отже, цей варіант забезпечує достовірне документальне оформлення руху готівки.