В процесі перевірки документів виявлено втрату або критичне пошкодження фіскального чека: як бути?

Запитання:

Підзвітні особи регулярно здійснюють закупівлю чаю, кави, кондитерських виробів, серветок, миючих засобів та інших господарських товарів для потреб офісу у магазинах роздрібної торгівлі (супермаркетах) з розрахунком корпоративними картками, при цьому утворюється доволі велика кількість фіскальних чеків з великою номенклатурою придбаних одиниць товарів (до них додаються сліпи платіжних терміналів). Проте в процесі зберігання таких документів може статися втрата або пошкодження (вицвітання друкованого тексту) на фіскальних чеках та сліпах. Як діяти у випадку, якщо після затвердження авансового звіту та розрахунків з підзвітною особою (через кілька місяців або років), в процесі перевірки документів виявлено втрату або критичне пошкодження фіскального чека або сліпу платіжного терміналу?

Відповідь:

Порядок дій платника податків при втраті документів викладений у листі ДФС від 11.03.2016 р. № 5246/6/99-99-22-04-02-15. Пунктом 44.3 ПКУ визначено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

Пунктом 6.10 Положення №88 визначено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Втрата первинних документів призводить до наступної відповідальності:

1) фінансова відповідальність у вигляді штрафу, передбаченого ст. 121 ПКУ, у розмірі 510 грн. При повторному подібному порушенні протягом року штраф уже становитиме 1 020 грн.

2) адміністративними штрафами, які накладаються на посадових осіб підприємства, відповідальних за її схоронність. Зокрема, Кодексом України про адміністративні правопорушення від передбачені штрафи: 

• ст. 163-1 – за порушення порядку ведення податкового обліку в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн), а при повторному подібному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн); 
• ст. 164 - 2 – за порушення порядку ведення бухобліку в розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.), а при повторному подіб-ному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн).

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами. Відповідно, підприємство не має права відображати в обліку операцію, що не підтверджена первинними документами.

Згідно з ч. «б» пп. 170.9.1 ПКУ сума коштів, витрачена працівником, що видана йому під звіт, не включається до його місячного оподатковуваного доходу лише за наявності документального підтвердження понесених ним витрат. Відповідно витрати, за якими підтверджуючі документи втрачено або пошкоджена (так, що не можливо ідентифікувати) оподатковуються ПДФО та військовим збором. 

Запобігти втраті документів внаслідок вицвітання друкованого тексту на чеках можна шляхом їх копіювання і підкладання копії такого чеку під оригінал, але це не вирішує ситуацію повністю, адже оригінал документу зникає і фізично його вже немає. Подовжити строк зберігання оригіналів касових чеків можна шляхом зберігання їх у паперових конвертах, які дозволяють запобігти зайвому механічному впливу інших предметів на друковану сторону чеку, а також запобігають потраплянню світла на чеки.