Ліміт готівкової виплати працівнику за авансовим звітом

Відповідно до чинного законодавства, підприємство не може видати з каси працівнику всю суму в розмірі 120 тис. грн готівкою в один день. Такі розрахунки підпадають під готівкові обмеження.

Готівкове обмеження при розрахунках з фізичними особами

Основним нормативним актом, що регулює готівкові розрахунки в Україні, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 р. №148.

Згідно з пп. 6 розділу II Положення №148, суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою з фізичними особами в розмірі до 50 000 гривень включно протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

Операція з відшкодування працівнику його власних коштів, витрачених на господарські потреби підприємства, розглядається як розрахунок підприємства (юридичної особи) з фізичною особою. Отже, на таку виплату поширюється зазначене 50-тисячне обмеження.

У вашому випадку сума відшкодування становить 120 тис. грн, що перевищує встановлений денний ліміт у 50 тис. грн. Таким чином, виплата всієї суми готівкою з каси в один день буде порушенням касової дисципліни.

Рекомендації:

Видати 120 тис. грн готівкою з каси працівнику в один день неможливо. Щоб дотриматися законодавства, у вас є два варіанти:

1) Безготівковий розрахунок (рекомендовано): Найпростіший і найбезпечніший спосіб – перерахувати всю суму (120 тис. грн) з поточного рахунку підприємства на особистий картковий рахунок працівника. На безготівкові розрахунки жодні обмеження по сумі не поширюються;

2) Готівкова виплата частинами: Ви можете виплатити суму з каси протягом кількох днів, не перевищуючи ліміт у 50 тис. грн на день на одну фізичну особу. Наприклад, виплатити кошти за трьома видатковими касовими ордерами протягом трьох днів: 50 тис. грн, 50 тис. грн та 20 тис. грн.

Ризики використання власних коштів працівника

Існує ризик, що податкові органи можуть розцінити таку операцію не як розрахунки з підзвітною особою, а як придбання товару у фізичної особи.

Якщо працівник купує товари для підприємства за власні кошти (тобто без попередньої видачі авансу), контролюючі органи можуть трактувати це як договір купівлі-продажу між підприємством та працівником як фізичною особою.

«Податківці можуть вбачати в цьому не відносини з підзвітною особою (адже кошти під звіт дійсно не видавалися), а придбання ТМЦ у працівника як у фізичної особи: працівник надає ТМЦ, придбані за його особисті кошти і які на даний момент належать саме працівнику, а підприємство платить йому кошти за ці ТМЦ. Це дуже схоже на банальне придбання ТМЦ у фізособи, а це значить, що з виплачених коштів потрібно утримувати ПДФО та ВЗ» (див. консультацію: Підзвітні кошти: до чи після?).

Щоб уникнути цього ризику, рекомендовано видавати працівнику аванс на господарські потреби у достатній сумі.

Документальне оформлення

Працівник має надати до бухгалтерії:

• Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт). Хоча його подання не завжди є обов'язковим, у випадку перевитрати або використання власних коштів він є підставою для відшкодування;
• Оригінали документів, що підтверджують придбання товару та його вартість (чеки РРО, квитанції, накладні тощо);
• На підставі затвердженого керівником звіту здійснюється відшкодування витрат.

Висновки:

Готівкове обмеження: Підприємство не може видати з каси працівнику 120 тис. грн готівкою в один день через ліміт у 50 тис. грн на розрахунки з фізичними особами (Положення НБУ №148);

Рекомендації для виплати: Для дотримання законодавства можливі безготівковий переказ усієї суми на картковий рахунок працівника або готівкова виплата частинами (до 50 тис. грн на день);

Ризики та оформлення: Використання особистих коштів працівника може трактуватися податківцями як купівля-продаж, тому рекомендовано видавати аванс. Для відшкодування потрібен авансовий звіт та оригінали документів, що підтверджують витрати.