Коротка відповідь
Так, ведення обліку в Excel дозволено для всіх категорій ФОП, а для підприємців на загальній системі цей формат прямо передбачений нормативними актами як основний для електронного обліку.
Нижче наведено детальні правила залежно від вашої системи оподаткування:
1. ФОП на загальній системі оподаткування
Для «загальників» та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, ведення обліку в Excel є офіційно затвердженим способом.
- Нормативна база: Наказ Мінфіну від 13.05.2021 №261;
- Вимоги: Згідно з п. 4 розд. І Порядку №261, у разі ведення обліку в електронному вигляді (якщо це не через Електронний кабінет), підприємець зобов’язаний вести таку форму саме у форматі EXCEL;
- Особливості: Записи здійснюються на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, у якому отримано дохід або понесено витрати.
2. ФОП на єдиному податку (1, 2 та 3 групи без ПДВ)
Для спрощенців, які не є платниками ПДВ, обов'язкову «Книгу обліку» скасовано ще з 2021 року, натомість запроваджено облік у довільній формі.
- Нормативна база: пп. 296.1 ПКУ;
- Вимоги: Облік ведеться у довільній формі (паперовій або електронній) шляхом помісячного відображення отриманих доходів;
- Excel: Ви можете самостійно створити таблицю в Excel. Податківці підтверджують, що це є належним веденням обліку. Головне — відображати сумарний дохід за місяць.
3. ФОП на єдиному податку (3 група з ПДВ)
Платники ПДВ на спрощеній системі ведуть облік за Типовою формою.
- Нормативна база: Наказ Мінфіну від 30.11.2022 №405;
- Вимоги: Облік доходів і витрат може вестися в електронному вигляді, у тому числі через Excel, з дотриманням структури граф, визначених наказом.
Важливі правила для електронного обліку (Excel):
1. Первинні документи
Ведення таблиці в Excel не звільняє від обов’язку зберігати первинні документи (банківські виписки, чеки РРО, акти, накладні). Згідно з ст. 44.1 ПКУ, показники звітності не можуть формуватися без документального підтвердження.
2. Термін зберігання
Регістри обліку (файли Excel) та первинні документи потрібно зберігати не менше 1095 днів (3 роки) з дня подання декларації (п. 44.3 ПКУ).
3. Виправлення помилок
У електронній формі (Excel) виправлення помилок здійснюється шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення (коригування).
Порада
Якщо ви ведете облік в Excel, рекомендується періодично робити резервні копії файлу та, за бажанням, роздруковувати підсумкові дані за рік для надійності при перевірках. При перевірці податківці можуть попросити надати копії електронних документів у паперовому вигляді.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
